KISSM - Pengurusan Kewangan

Nota, Soalan dan Jawapan Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia

PENGURUSAN KEWANGAN

1.             Huraikan maksud “Pembelian Runcit” dan nyatakan apakah keslahan yang sering dilakukan oleh jabatan-jabatan yang membuat pembelian secara ini.

Jawapan:

a)             Pembelian runcit ialah pembelian barang-barang di luar kontrak pusat yang melibatkan perbelanjaan tahunan tidak lebih daripada RM50,000.00 bagi mana-mana satu jenis benda atau satu kelas benda yang berkaitan boleh dibuat oleh Ketua Jabatan dengan membuat pesanan terus kepada pembekal pilihan.

b)            Kesalahan yang sering dilakukan dalam amalan perolehan di jabatan-jabatan kerajaan yang dapat dikesan ialah memecah kecilkan jumlah pembelian dalam setahun atau menyalah tafsirkan kelas jenis benda dan membeli secara berasingan.

2.             Huraikan langkah-langkah yang perlu diambil oleh Pegawai Pengawal apabila didapati kehilangan wang atau barang-barang awam di sesebuah jabatan dari peringkat awal hingga laporan dibuat.

Jawapan:

i.              melaporkan kehilangan tersebut kepada pihak polis tidak lewat dari dua hari dari tarikh kehilangan itu.

ii.             Mendapatkan laporan penyiasatan polis

iii.            Mengemukakan satu salinan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaaan atau pihak berkuasa kewangan negeri atau kedua-duanya mengikut mana yang berkenaan sesudah sahaja penyiasatan itu selesai atau 4 bulan dari tarikh kehilangan sekiranya penyiasatan belum selesai.

iv.            Kenyataan dari pegawai yang terlibat hendaklah dilampirkan bersama tetapi tidak boleh dianggap sebagai pengganti laporan atau pandangan Pegawai Pengawal

v.             Laporan akhir hendaklah dihantar oleh Pegawai Pengawal kepada akauntan negara, juruaudit negara dan wakil tempatan juruaudit negara dalam negeri itu.

3.             Encik Alwi dan Encik Arif ialah dua orang pegawai kanan kerajaan yang dilantik sebagai Ahli Lembaga Pemeriksa berhubung dengan pelupusan barang-barang di jabatannya.

a)             Nyatakan cara-cara pelupusan terhadap barang-barang yang boleh disyorkan oleh Encik Alwi dan Encik Arif selaku Ahli Lembaga Pemeriksa

b)            Nyatakan barang-barang yang boleh dilupuskan oleh sesebuah jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa.

Jawapan:

a)             Barang-barang yang tidak boleh digunakan dan tidak ekonomik boleh disyorkan untuk dilupuskan oleh lembaga pemeriksa secara berikut:

·         Jualan lelong

·         Jualan melalui tender

·         Secara tukar beli

·         Pindah/hadiah(mengikut budi bicara pegawai pengawal) kepada mana-mana jabatan ,institusi atau pertubuhan di bawah kawalan atau anjuran kerajaan.(Pindahan yang disyorkan itu mestilah dirujukkan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri untuk keputusan  dan arahan sama ada penyelarasan mesti dibuat)

·         Ditanam

·         Kitar semula

·         Dibakar di dalam tempat khas

·         Lain-lain pelupusan yang sesuai bagi sesuatu barang yang berkenaan.

b)            Barang-barang yang boleh dilupuskan oleh sesebuah jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa ialah:

·         Nilai perolehan asal barang tersebut tidak melebihi RM 10,000.00 tiap-tiap satu atau RM100,000.00 jumlah kesemuannya dan tidak boleh digunakan atau tidak ekonomik serta hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja.

·         Barangan tersebut tidak bernilai untuk dijual, misalnya pinggan mangkuk pecah dan sebagainya.

·         Barangan tersebut tidak boleh dijual disebabkan oleh dasar kerajaan atau keselamatan awam.

4.             Nyatakan dua (2) prinsip asas yang akan digunakan dalam Belanjawan Negara dan apakah matlamat yang hendak dicapai dengan terlaksananya system yang digunapakai ini.

Jawapan:

a)             Dua prinsip yang digunakan dalam Belanjawan Negara ialah

·         Kuasa membuat keputusan diberikan seberapa praktikal yang boleh kepada beberapa peringkat bawahan

·         Kuasa yang diberi mesti bersesuaian dengan prinsip akauntabiliti

b)            Dengan terlaksananya system ini adalah diharapkan bahawa beberapa matlamat dapat dicapai iaitu

·         Agensi pusat tidak perlu lagi mengawas secara terperinci perbelanjaan agensi pelaksana dengan ketat. Sebaliknya mereka boleh memberi tumpuan kepada perancangan dan pengukuran prestasi agensi pelaksana.

·         Agensi pelaksana diberi kuasa yang lebih luas untuk mengurus program dan aktiviti mereka. Agensi pelaksanalah yang mengenalpasti lebih awal masalah-masalah pelaksanaan yang mungkin akan timbul dan tindakan yang sewajarnya untuk diambil. Oleh itu kelewatan melaksanakan sesuatu program/aktiviti dapat dielakkan.

·         Agensi pelaksana mempunyai kebebasan untuk mengambil tindakan sesuai dan segera bagi melaksanakan program/aktiviti mereka. Ini adalah berasaskan kepada konsep ‘let manager manage’ yang diberi kuasa yang lebih luas kepada pengurusan peringkat bawahan yang melaksanakan program/aktiviti/projek untuk membuat keputusan berkaitan dengan program.

·         Kelonggaran kawalan terperinci ke atas perbelanjaan yang diberikan oleh agensi pusat kepada agensi pelaksana diturunkan sejauhmana yang boleh kepada pengurusan peringkat bawahan mempunyai lebih fleksibiliti untuk melaksanakan tugas mereka.

5.             Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab menyelia urusan kewangan pejabatnya dan membuat pemeriksaan mengejut ke atas peti besi wang tunai dalam jagaan seseorang pegawai yang diamanahkan di jabatannya. Di samping itu, Ketua Jabatan juga dari masa ke semasa perlu menjalankan pengauditan dalaman.

a)             Nyatakan kekerapan pemeriksaan mengejut perlu dilakukan dan butir-butir yang perlu dicatatkan ke dalam buku yang disimpan bagi maksud pemeriksaan mengejut tersebut.

b)            Jelaskan tujuan pengauditan dalaman dilaksanakan.

Jawapan:

a)     Pemeriksaan mengejut itu hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam enam bulan dan hasil pemeriksaan hendaklah direkod dalam buku pemeriksaan A.P 309 (b)

Butir-butir yang perlu ialah

·         Tarikh dan masa pemeriksaan

·         Nama pegawai yang wang tunai diperiksa

·         Amaun wang yang diamanahkan kepadanya

·         Perihal barang-barang berharga yang diamanahkan kepadanya

·         Hasil pemeriksaan

·         Tandatanngan dan jawatan pemeriksa

b)    Pengauditan dalaman adalah bertujuan bagi mengetahui sama ada acara-acara yang betul difahami dengan sepatutnya dan sentiasa diikuti oleh pegawai-pegawai yang bertanggungjawab di bawah kawalan Ketua Jabatan A.P 308.

6.             Semua wang hasil yang diterima oleh sesebuah jabatan kerajaan sama ada dalam bentuk wang tunai,cek,kiriman pos dan lain-lain hendaklah dikeluarkan resit rasmi bagi mengakuterima wang yang diterima. Daftar dan senarai pungutan mestilah dibukukan oleh seorang anggota yang lain daripada kasyer.

a)             terangkan peraturan-peraturan biasa dalam mengeluarkan resit

b)            nyatakan keadaan di mana penyediaan resit rasmi boleh dilakukan oleh seorang anggota sahaja.

Jawapan:

a)Resit rasmi mestilah dikeluarkan bagi mengaku terima wang yang diterima oleh sesebuah jabatan kerajaan.

i.              resit mestilah dikeluarkan pada masa urusan dibuat dan jika pembayar hadir sendiri, resit itu diserahkan kepadanya. Jika diterima melalui pos atau penghantar, resit dihantar pada hari itu juga.

ii.             Resit mestilah ditandatanngani dengan berkarbon oleh pegawai yang menerima wang itu tetapi mestilah ditulis oleh seorang pegawai lain.

b)Resit resmi boleh dikeluarkan oleh seorang pegawai sahaja dalam keadaan-keadaan berikut:

i.              resit dari skim bermesin ada digunakan

ii.             bayaran tetap tercetak pada resit

iii.            pungutan luar di mana seorang pegawai terpaksa bekerja seorang diri

iv.            seorang pegawai lain tidak ada, dengan kebenaran khusus dari akauntan negara/bendahari negeri.

7.             a) Apakah yang dimaksudkan dengan Belanjawan Negara

b)Huraikan bagaimana belanjawan negara berfungsi sebagai penstabil ekonomi

Jawapan:

a)     Belanjawan Negara ialah:

·         Satu pernyataan hasil dan perbelanjaan

·         Alat perancangan dan pengurusan sumber ekonomi negara

·         Melaksanakan dasar-dasar sosio ekonomi negara

b)    Fungsi

·         Mengawal inflasi melalui subsidi barangan, subsidi harga(contoh:harga padi)

·         Akta kawalan harga

·         Mengurangkan pengangguran

·         Meningkatkan guna tenaga (cth: membangunkan kawasan industri,membangun sector pertanian moden,menggalakkan industri kecil dan sederhana)

·         Meningkatkan kadar pertumbuhan ekonomi (cth: galak pelaburan,pemotongan cukai,edar wang dalam negara dan elak beli barang import)

8.             Komponen utama Belanjawan Negara terbahagi kepada dua bidang utama iaitu Hasil Negara dan perbelanjaan negara. Jelaskan kategori-kategori hasil yang dikutip oleh Kerajaan Persekutuan mengikut jenisnya.

Jawapan:

Kategori-kategori hasil kerajaan persekutuan

i.              Hasil-hasil cukai

Hasil cukai ialah hasil-hasil yang dikutip berasaskan perundangan yang diluluskan oleh Parlimen. Ia boleh didefinasikan sebagai satu bayaran wajib yang dikenakan ke atas urusniaga,pendapatan,perbelanjaan dan kekayaan.

Dua jenis iaitu

·         Cukai langsung dan

·         Cukai tak langsung

Cukai langsung

·         Cukai yang dikenakan secara terus ke atas pendapatan dan kekayaan mengikut akta-akta yang diluluskan. Cukai-cukai tersebut adalah seprti cukai pendapatan,cukai sewa filem,duti setem filem,duti harta pusaka,duti setem dan sebaqgainya.

·         Kadar-kadar cukai yang dikenakan adalah berasaskan kadar-kadar yang ditetapkan di dalam akta-akta yang berkaitan. Cukai-cukai ini ditadbir dan dikutip oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri.

Cukai tidak langsung

·         Cukai yang dikenakan secara tidak langsung ke atas individu.Cukai ini hanya dikenakan apabila seseorang individu membeli atau menggunakan sesuatu barangan atau perkhidmatan.Contohnya ialah duti eksport,duti eksais,cukai perkhidmatan dan sebagainya.

ii.             Hasil-hasil bukan cukai

·         Hasil bukan cukai ialah hasil yang dikutip dari perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan oleh kerajaan untuk rakyat. Orang ramai akan dikenakan bayaran apabila mereka menggunakan perkhidmatan-perkhidmatan tersebut.

·         Kadar-kadar bayaran yang dikenakan adalah juga berasaskan peruntukan akta-akta mengenainya yang diluluskan oleh Parlimen

·         Contoh-contohnya ialah lessen,bayaran pendaftaran,permit,perkhidmatan,perolehan dari jualan barang-barang,sewaan,denda dan sebagainya.

iii.            Terimaan-terimaan bukan hasil

·         Terimaan bukan hasil pula ialah kutipan-kutipan yang bukan berasaskan mana-mana akta atau perundangan, tetapi lebih merupakan kutipan-kutipan dari punca-punca seperti;

a)             pulangan balik perbelanjaan

b)            terimaan untuk perkhidmatan

c)             bayaran-bayaran balik

d)            pemberian dan caruman

e)             jualan barang-barang

iv.            Hasil dari wilayah-wilayah persekutuan

·         Hasil ini sama seperti hasil yang diterima oleh negeri-negeri lain tetapi oleh keranan wilayah-wilayah persekutuan adalah di bawah bidang kuasa kerajaan persekutuan maka hasil-hasil tersebut dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan Persekutuan

9.             Nyatakan cirri-ciri Perbelanjaan Tanggungan dan Perbelanjaan Perbekalan

Jawapan:

Perbelanjaan Tanggungan

i.              dipertanggungkan terus kepada Kumpulan Wang Disatukan

ii.             perbelanjaan yang telah sedia diperuntukkan oleh perlembagaan

iii.            dikenali dalam anggaran belanjawan dengan kod huruf ‘T’

iv.            tidak perlu kepada kelulusan parlimen

v.             peruntukan bagi elaun-elaun Diraja,gaji hakim,gaji Ketua Audit Negara,perbelanjaan Suruhanjaya-suruhanjaya,bayaran-bayaran pencen,elaun bersara dan ganjaran termasuk dalam perbelanjaan tanggungan

Perbelanjaan perbekalan

i.              semua jenis perbelanjaan yang dilakukan untuk tujuan membiayai kegiatan-kegiatan harian Kementerian/jabatan

ii.             nombor kod biasanya ditunjukkan dengan huruf ‘B’ dalam anggaran belanjawan

iii.            tidak dipertanggungkan terus kepada Kumpulan Wang Disatukan oleh perlembagaan

iv.            kelulusan parlimen mesti diperolehi terlebih dahulu sebelum boleh diperuntukkan dan dibelanjakan

v.             peruntukan bagi emolument,perkhidmatan dan bekalan,asset,pembelian dan kenaan tetap serta perbelanjaan-perbelanjaan lain yang berkaitan.

10.          Di bawah arahan perbendaharaan terdapat empat (4) jenis panjar. Huraikan mengenai panjar-panjar tersebut.

Jawapan:

a)             panjar gaji adalah pendahuluan bagi membayar gaji

b)            panjar seperduabelas adalah peruntukan wang tunai dalam Kumpulan Wang disatukan dan oleh itu tidak dipertanggungkan dalam akaun sebagai perbelanjaan muktamad dan hanya pembayaran yang sebenar sahaja dari panjar itu, dipertanggungkan wang tunai yang dikeluarkan oleh Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri sebagai panjar hendaklah diakaun dibawah kepala panjar yang berasingan dalam akaun panjar diri atas nama pemegang panjar yang berkenaan yang mana hendaklah dijelaskan apabila panjar itu akhirnya diserah balik.

c)             Panjar unit adalah pendahuluan khas kepada pegawai penjaga sesuatu kumpulan pasukan Tentera dan Polis bagi membayar perbelanjaan semasa menjalan perkhidmatan.

d)            Paanjar Wang Runcit adalah sejumlah wang yang diberi kepada pegawai pengakaun untuk membolehkannya membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungjawabkannya terlebih dahulu kepada sesuatu vot. Ia boleh juga digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai segera kepada pegawai-pegawai yang memerlukan wang untuk membayar belanja perjalanan.

11.          Nyatakan tugas-tugas yang dijalankan oleh ahli-ahli berikut:

a)             Pemverifikasi stok

b)            Lembaga pemeriksa

Jawapan:

a)     Pemverifikasi stok menjalankan tugas-tugas berikut:

i.    mengadakan lawatan mengejut dan membuat pemeriksaan ke atas hartabenda awam

ii.    mengira dan merekod baki stok fizikal borang-borang di hadapan penyelenggara stor dan membandingkan angkanya dengan kad kawalan.

iii.            menyediakan verifikasi stok dan mengemukakan kepada pegawai pengawal

iv.            menjalankan verifikasi barangan mengikut kelas barang seperti ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Stor (TPS) iaitu

·         sangat menarik – tidak kurang 2x seminggu

·         menarik – sekali setahun

·         tidak menarik – 2 tahun sekali

b)    Lembaga pemeriksa pula menjalankan tugas-tugas berikut:

i.              membuat pemeriksaan dan laporan terhadap loji,kelengkapan dan lain-lain harta awam yang dianggap tidak digunakan dan bernilai lagi.

ii.             Mengesyorkan supaya barang-barang dilupuskan dengan cara:

·         Jualan lelong

·         Jualan tender

·         Tukar beli

·         Pindah/hadiah

·         Dan lain-lain cara yang sesuai seperti tanam,bakar atau buang di laut.

12.          Huraikan keperluan-keperluan asas yang perlu diperkenalkan untuk melicinkan proses pengumpulan maklumat kos di dalam Sistem perakaunan Mikro.

Jawapan:

i.    Pengenalpastian Output

·         Output sesuatu agensi yang hendak dikoskan dikenalpasti terlebih dahulu. Output bolehlah ditakrifkan sebagai barangan dan perkhidmatan yang dihasilkan oleh agensi-agensi kerajaan.

ii.             Sistem koding bagi output

·         Koding perlulah diberikan kepada output mengikut keperluan jabatan untuk mengenalpasti output berkenaan. Kod yang dicadangkan boleh berbentuk ‘numeric’ seperti 102 ataupun dalam bentuk ‘alpha numeric’ seperti A12 dan sebagainya.

iii.            Pengenalpastian aktiviti yang terlibat dalam mengeluarkan output

·         Aktiviti proses ini adalah asas untuk mengenalpasti input yang digunakan dalam mengeluarkan output. Di samping itu, aktivit-aktiviti sokongan seperti perkhidmatan,personel dan lain-lain perlulah juga dikenalpasti.

iv.            Pengenalpastian input

·         Disenaraikan secara sistematik dengan menghubungkannya kepada aktiviti-aktiviti atau proses-proses yang berkenaan dan seterusnya kepada output yang dikeluarkan. Contoh-contoh input adalah bahan-bahan, tenaga kerja dan lain-lain seperti kos penggunaan asset modal.

v.             Pengkodan input

·         Input yang telah dikenalpasti perlu diberikan nombor kod tertentu. Ia adalah sebagai nombor rujukan bagi satu-satu elemen input untuk tujuan pegumpulan kos.

vi.            Sistem penyimpanan rekod bagi input

·         Daftar rekod-rekod berkaitan hendaklah kemaskini serta mengandungi maklumat-maklumat kewangan/penggunaan sumber-sumber dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti berkaitan dengan pengeluaran output.

vii.           Borang-borang baru

·         Untuk mengkoskan output, boring-borang dan rekod-rekod perakaunan yang bersesuaian perlu digunakan untuk mengesan dan merekodkan kos-kos input yang digunakan untuk mengeluarkan output.

viii.          Memperkemaskan pusat tanggungjawab/pusat kod

·         Kod-kod tersebut hendaklah dikemaskan jika perlu untuk menggambarkan unit organisasi yang bertanggungjawab ke atas sesuatu aktiviti. Walaubagaimanapun, sekiranya terdapat bahagian/unit baru yang belum diberikan kod PTJ/PK, maka kod-kod berkenaan perlu diwujudkan terlebih dahulu.

ix.            Latihan

·         Untuk menentukan SPM berjalan dengan lancer, latihan berhubung dengan SPM perlu diberikan kepada semua personel yang terlibat dengan pelaksanaannya.

x.             Kemudahan computer mikro

·         Untuk memudahkan penawanan dan pengumpulan maklumat, daftar dan rekod-rekod perlulah diselenggara melalui system berkomputer. Sistem berkomputer akan mengurangkan penggunaan boring, tenaga kerja dan mempercepatkan analisis dan penjanaan laporan-laporan.

13.          a)   Terangkan apakah yang dimaksudkan dengan perkara-perkara berikut:

i)          Perbelanjaan Pembangunan

ii)         Perbelanjaan mengurus

b)         Nyatakan cirri-ciri yang terdapat di dalam perbelanjaan pembangunan

            Jawapan:

            a)         Perbelanjaan pembangunan

ialah perbelanjaan modal yang biasanya tidak berulang dan merupakan perbelanjaan yang mempunyai keluaran yang berfaedah dalam jangka panjang.

Perbelanjaan mengurus pula merupakan perbelanjaan  bagi aktiviti-aktiviti seharian yang berulang dan berterusan atau boleh juga disebut sebagai perbelanjaan penggunaan.

b)         Ciri–ciri perbelanjaan pembangunan ialah

i.          melibatkan jumlah modal (peruntukan) yang besar

ii.          aliran wang (keluar dan masuk) berjangka panjang

iii.         dibiayai dengan wang pinjaman yang besar jumlahnya

iv.         memerlukan penyediaan dan penyenggaraan di masa akan datang seperti pembesaran,penggantian,pembaikan dan sebagainya.

v.         mempunyai implikasi aliran faedah dan kos kepada rakyat dan negara yang harus dipertimbangkan dengan teliti.

14.        a)         Dalam peraturan kewangan kerajaan,  setiap wang yang diterima oleh pegawai kerajaan hendaklah dikeluarkan resit.  Resit itu pula hendaklah disediakan oleh seorang pegawai lain dan ditandatangani oleh pegawai yang menerima wang.  Dalam keadaan manakah peraturan ini boleh dikecualikan.

b)         Encik Izat adalah seorang pemungut hasil.  Pada suatu hari salah seorang Pembantu tabdbir di jabatannya telah melaporkan kepadanya bahawa beliau telah tersalah tulis tiga helai boring resit dan akibatnya ketiga-tiga boring resit berkenaan telah rosak.  Apakah nasihat Encik Izat kepada Pembantu Tadbirnya mengenai perkara ini.

            Jawapan:

a)         resit dari skim bermesin ada digunakan

·         bayaran tetap tercetak pada resit

·         pungutan luar,  dimana seorang pegawai terpaksa bekerja seorang diri

·         seorang pegawai lain tidak ada,  dan dengan kebenaran khusus dari akauntan negara/bandahari negeri.

b)         meminda resit adalah dilarang

·         jika borang resit rosak dan tidak boleh dikeluarkan, ia tidak boleh dimusnahkan

·         borang resit yang rosak itu dibatalkan dan disimpan beserta salinannya untuk diaudit.

15. En A ialah KSU di salah sebuah kementerian. Diantara tangung jawab En A ialah Pegawai Pengawal kepada Kementerian tersebut disamping itu beliau juga  mengawal perbelanjaan supaya Vot di bawah kawalannya tidak dilampaui serta menguruskan dengan sepatutnya wang awam yang dipungutnya, diterima atau dibelanjakan dan barang-barang awam yang diterima, disimpan atau dilupuskan dibawah kawalannya.

a)             Jelaskan tindakan yang perlu diambil oleh En A sekiranya mendapati vot perbelanjaan di bawah kawalannya dilampaui

b)            Adakah lampauan itu boleh dipertangungkan. Beri alasan.

Jawapan

a)     selaku pegawai pengawal, En A mestilah melaporkannya dengan memberi huraian kepada ketua setiausaha perbendaharaan

b)    Boleh. Dengan menggunakan budibicaranya, Ketua Setiauaha Perbendaharaan boleh membenarkan hal itu dipertangungkan ke atas Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) iaitu sesuatu pendahuluan atas nama jawatan En A sementara menanti keputusan tentang cara untuk menyelesaikannya.

16  a) Maksud pembelian sebut harga

Satu kaedah perolehan baranan dan perkhidmatan mengikut perincian berikut

i)        perolehan barangan dan perkhidmatan yang bernilai antara 50 ribu – 200 ribu

ii)       memperlawa sekurang-kurang 5 buah syarikat bertaraf bumiputera yang berdaftar dengan kem kewangan malaysia

b) Jenis sebutharga

i)        Sebutharga bekalan – perolehan lebih 50000 dan tak kurang 200 000

ii)       Sebutharga kerja – perolehan lebih 20 000 dan tak kurang 200 000

iii)     Sebutharga perkhidmatan - perolehan lebih 50000 dan tak kurang 200 000

c) Keahlian jk sebutharga

i) Dianggotai 3 orang ahli yang dilantik secara bertulis oleh pegawai pengawal iaitu

iii)     Pengerusi – pemegang waran peruntukan atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh pegawai pengawal

d) Peranan pegawai sebut harga

a)     Menubuhkan jk sebutharga

b)    Menyenaraikan inden kerja

c)     Merahsiakan sebutharga

d)    Mengiklankan tawaran sebutharga kepada orang ramai

e)     Tempoh minimum iklan tersebut sekurang-kurangnya 7 hari dari tarikh iklan

f)     Memasukkan borang permohonan dalam peti  dalam  sebut harga

g)    Peti sebut harga dibuka oleh  3 ahli

h)     Menilai tawaran yang menguntungkan

i)      Menerima keputusan sebutharga, pesanan kerajaan dan inden kerja dikeluarkan kepada pembekal yang berjaya

j)      Menyediakan kontrak formal.

16.

a)     Nyatakan Dua prinsip asas dlm sistem Belanjawan Diubahsuai

b)    Apakah matlamat yg hendak dicapai dgn terlaksananya sistem ini ?

Jawapan

Dua prinsip asas dlm sistem Belanjawan Diubahsuai

i)              Kuasa membuat keputusan diberi seberapa praktikal yg boleh kpd peringkat bawahan

ii)             Kuasa yg diberi mesti bersesuaian dgn prinsip akauntabiliti

Matlamat dpt dicapai melalui sistem ini

i)              agensi pusat tidak perlu lagi mengawasi  secara terperinci perbelanjaan agensi pelaksana dgn ketat. Sebaliknya mereka boleh memberi tumpuan kpd perancangan dan pengukuran prestasi agensi pelaksana

ii)             agensi pelaksana diberi kuasa yg lebih luas utk mengurus program dan aktiviti mereka. Agensi genalpasti lebih awal masalah2 pelaksanaannya yg mungkin timbul dan tindakan sewajarnya diambil. Oleh itu, kelewatan melaksanakan ssesuatu program/aktiviti dapat  dielakkan

iii)            agensi pelaksana mempunyai kebebasan untuk mengambil tindakan sesuai dan segera bagi melaksanakan program/aktiviti mereka. Ini adalah berasaskan kepada konsep  “ let manager manage” yang memberi kuasa yang lebih luas kepada pengurusan peringkat bawahan yang melaksanakan program/projek untuk membuat keputusan berkaitan dengan program/projek mereka

iv)            kelonggaran kawalan terperinci ke atas perbelanjaan yang diberikan oleh agensi pusat kepada agensi pelaksana diturunkan sejauh mana yang boleh kepada pengurusan peringkat bawahan. Ini membolehkan pengurusan peringkat bawahan mempunyai lebih fleksibaliti untuk melaksanakan tugas mereka.

17. Jabatan tuan terlibat dengan projek pembangunan. Bagi melaksanakan projek tersebut, seramai 10 kakitangan yang terdiri daripada seorang Juruukur Bahan, Jurutera, Arkitek, lima orang juruteknik dan 2 orang pembantu tadbir telah dilantik secara sementara.

a) Huraikan dengan perkataan anda sendiri definisi emolumen

b) Terangkan bagaimana pihak tuan membayar emolumen mereka

Jawapan

A)    Definisi Emolumen

·         Emolumen ialah gaji atau saraan yang dibayar bulanan melalui anggaran perbelanjaan mengurus di bilangan jawatan/senarai perjawatan telah diluluskan bagi program dan aktiviti.

·         Emolumen termasuk gaji, upahan, elaun tetap, sumbangan berkanun untuk kakitangan (EPF/SOCSO), elaun lebih masa, elaun perumahan dan apa jua bentuk elaun lain yang diluluskan oleh kerajaan

·         Jumlah emolumen itu hendaklah dipohon dalam tahun kewangan itu berdasarkan bilangan jawatan awam yang ada

B)    Pembayaran emolumen

    Bagi gaji kakitangan sementara, pembayaran gaji/emolumen boleh dibenarkan melalui butiran lain daripada emolumen iaitu OS 29000

    Gaji bagi 10 orang kakitangan yang melaksanakan projek pembangunan yang dilantik sementara, dibayar daripada peruntukan projek (peruntukan pembangunan).

    Jika khidmat mereka diperlukan lagi selepas projek siap, maka adalah wajar emolumen mereka dibayar melalui peruntukan belanja mengurus.

18.  Sebagai seorang pegawai yang menguruskan tender, En. K perlu mengadakan publisiti bagi tender2 tersebut. Terangkan tujuan dan tatacara pengurusan publisiti sesuatu tender

Jawapan

    Apabila mempelawa tender, publisiti seluas2 nya hendaklah dibuat supaya pembekal yang “bona fide” berpeluang untuk menyertai tender dan dengan itu membolehkan kerajaan mendapatkan tawaran terbaik

    Tender tempatan hendaklah diiklankan dalam sekurang2 nya satu akhbar harian utama berbahasa Melayu.

    Walau bagaimanapun untuk tender a/bangsa sekurang2nya di dalam dua akhbar, dimana satu berbahsa Melayu dan satu berbahsa Inggeris.

    Walaupun publisiti meluas digalakkan bagi urusan tender, pertimbangan sewajarnya mengenai kos iklan hendaklah juga diambil kira. Sekiranya kontraktor yang berkelayakan dibawah satu2 bidang adalah diketahui tidak melebehi 5 konttraktor, iklan tidak perlu dibuat. Dalam hal demikian, kelulusan KSU perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Setelah mendapat kelulusan, pemberitahuan tender kepada kontraktor yang diluluskan hendaklah dihantar dengan surat berdaftar.

Koleksi Nota, Soalan dan Jawapan

Mungkin ada yang akan tercari-cari nota-nota yang sesuai untuk tujuan ke kursus ini. 

(1)  Pengurusan Am

(2)  Nilai dan Etika Perkhidmatan Awam

(3)  Pengurusan Kewangan

(4)  Pengurusan Integriti

(5)  Perintah Am

(6)  Sistem Pentadbiran Negara