KISSM - Pengurusan Am

KURSUS INDUKSI (KISSM)

PENGURUSAN AM

1. Faktor dorongan adalah merupakan salah satu faktor yang boleh mempengaruhi kecekapan dan mutu perkhidmatan awam. Huraikan tiga (3) faktor galakan (motivator factor) dan tiga (3) faktor penyelenggaraan (hygiene factor) sebagaimana yang dimaksudkan di bawah factor dorongan tersebut.

Jawapan:

Faktor-faktor galakan:

i. pencapaian tugas

ii. pengiktirafan

iii. kemajuan kerjaya

iv. tanggungjawab

v. status kerja

vi. kerja itu sendiri

Faktor-faktor penyelenggaraan:

i. penyeliaan rakan sejawat dan orang bawahan

ii. dasar organisasi

iii. jaminan kerja

iv. keadaan pejabat

v. upah atau gaji

vi. komunikasi dua hala

vii. personel life

2. Pihak pengurusan boleh mengambil tindakan untuk meningkatkan persekitaran kerja, persekitaran masyarakat dan persekitaran dalaman. Huraikan secara ringkas bagaimana meningkatkan mutu persekitaran tersebut. ( Atau soalan yang membawa jawapan yang sama adalah seperti berikut : Pihak pengurusan boleh mengambil tindakan untuk meningkatkan produktiviti melalui gaya pengurusan, persekitaran kerja,teknologi, bahan-bahan dan kelengkapan modal. Huraikan secara ringkas tindakan-tindakan tersebut )

Jawapan:

a. Gaya pengurusan

i. mewujudkan wawasan dan objektif jabatan/pejabat serta meyebarkannya kepada kakitangan

ii. merancang dan menetapkan matlamat prestasi jabatan/pejabat dan kemudahannya mengukur pencapaian sebenar.

iii. Mewujudkan budaya kerja yang menekankan produktiviti

b. Persekitaran kerja

i. mewujudkan susunatur jabatan/pejabat yang sesuai dengan operasi kerja

ii. melengkapi pejabat dengan kemudahan asas

iii. menjaga kebersihan dan perhiasan di tempat kerja

iv. menyediakan kemudahan-kemudahan untuk kakitangan

c. Teknologi

i. mengkaji proses-proses kerja yang dijalankan sekarang untuk mengenalpasti aspek-aspek yang sesuai untuk diautomasi atau dimekanisasikan.

d. Bahan-bahan

i. menjalankan pemeriksaan kualiti pada peringkat awal ke atas bahan-bahan input yang diperolehi daripada pembekal.

ii. Memberi Pendidikan kualiti kepada pembekal

iii. Mengamalkan system inventori yang baik untuk mengelakkan pemegangan stok yang berlebihan bagi bahan-bahan.

e. Kelengkapan modal

i. menyelenggara kelengkapan modal mengikut jadual

ii. menentukan kelengkapan modal berada dalam persekitaran operasi yang baik.

iii. Merancang penggunaan kelengkapan supaya semuanya dapat digunakan dengan optimum.

3. Seseorang pemimpin sama ada di peringkat jabatan atau mana-mana organisasi perlu memiliki sifat-sifat murni kepimpinan. Jelaskan sifat-sifat murni kepimpinan yang seharusnya dipunyai oleh seseorang pemimpin supaya dianggap pemimpin yang berwibawa.

Jawapan:

i. pandai menggunakan kuasa tanpa menimbulkan syak wasangka di kalangan pekerja atau tidak gila kuasa.

ii. bersih,cekap dan amanah.

iii. Kerelaan untuk menghadapi risiko dan mencuba yang baru untuk kebaikan organisasi.

iv. Sikap hormat menghormati sambil mengambil berat dan bertanggungjawab.

v. Sentiasa bertimbang rasa dan mengambil pendekatan penyertaan dalam pengurusan.

vi. Kerelaan berkongsi kuasa dengan pekerja-pekerja.

vii. Menyedari kekuatan dan kelemahan diri sendiri.

viii. Menyedari mengenai kemajuan diri sendiri dan kemajuan pekerja-pekerja bawahan.

ix. Sentiasa berfikiran terbuka dan mengalu-alukan nilai-nilai positif di kalangan pekerja-pekerjanya.

x. Mempunyai emosi seimbang dan pandai berjenaka.

xi. Sentiasa memberi teladan yang baik kepada pekerja-pekerja.

xii. Sentiasa bertenaga dan menggalakkan serta memberi dorongan kepada pekerja-pekerja. Sentiasa mengiktiraf dan menghargai setiap sumbangan pekerja.

xiii. Sentiasa mewujudkan mutu kehidupan bekerja yang baik dan selesa.

xiv. Tidak cuba sentiasa mengawal pekerja sehingga menimbulkan ketegangan.

xv. Sentiasa terbuka kepada kritikan yang membina

xvi. Bertindak dengan tegas, sabar dan adil iaitu tidak pilih kasih.

4. Huraikan pendekatan-pendekatan berikut yang dapat meningkatkan keberkesanan kepimpinan dalam sesebuah organisasi.

a. Latihan kepimpinan

b. Penerapan nilai-nilai murni kepimpinan

c. Perubahan sikap dan nilai

d. Maklumbalas dari pekerja-pekerja bawahan

e. Pengalaman dan pusingan kerja.

f. Kemajuan kerjaya dan kemajuan individu

Jawapan:

Meningkatkan keberkesanan kepimpinan ialah

a. Latihan kepimpinan

Setiap individu yang baru menganggotai sesebuah jabatan perlu diberi kursus orientasi supaya mereka memahami akan peranan dan tanggungjawab masing-masing. Latihan kerohanian perlu diberi penekanan dan diadakan dari masa ke semasa.

b. Penerapan nilai-nilai murni kepimpinan

Ini boleh dilaksanakan dengan menerapkan nilai-nilai Islam di dalam pentadbiran. Memberi kesedaran kepada individu tentang pandangan Islam terhadap kepimpinan akan memberi kesan kepada diri individu itu sendiri.

c. Perubahan sikap dan nilai

Ini boleh dilakukan melalui latihan kederiaan di mana seseorang itu diberi peluang untuk mengenal diri sendiri dan memberi peluang kepada orang lain untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemahan dirinya sebagai pemimpin.

d. Maklumbalas dari pekerja-pekerja bawahan

Untuk menilai sama ada kepimpinan pegawai atasan itu berkesan atau disenangi, satu system maklumbalas perlu diadakan di mana pekerja-pekerja bawahan diberi peluang untuk menilai prestasi pegawai atasan tanpa ada rasa dendam di kalangan yang dinilai.

e. Pengalaman dan pusingan kerja.

Tiap-tiap individu dalam jabatan hendaklah diberi peluang yang meluas untuk menjawat jawatan yang tanggungjawabnya mencabar. Ini boleh dilakukan dengan system pusingan kerja dan penglibatan mereka dalam Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK).

f. Kemajuan kerjaya dan kemajuan individu.

Individu perlu dipermajukan dengan memberi peluang untuk menambah ilmu pengetahuan dan kemahiran atau menyediakan anugerah cemerlang,Hari Q sebagai menghargai sumbanagan mereka.

5. Salah satu aspek dalam kemahiran berkomunikasi ialah kemahiran mendengar. Mengikut Thomas Gordon(1970) ,pendengaran yang aktif merupakan kemahiran berkomunikasi yang boleh menolong orang lain meyelesaikan masalahnya. Jelaskan tanda-tanda pendengar yang kurang baik.

Jawapan:

Tanda –tanda kebiasaan pendengar yang kurang baik

i. Beranggapan bahawa perkara yang diperbincangkan tidak menarik.

Angapan daripada pendengar mengatakan bahawa perkara yang sedang dibincangkan itu tidak menarik adalah merupakan penghalang yang besar kepada pendengar yang berkesan.

ii. Mengkritik penyampaian penceramah

Satu lagi kebiasaan seseorang yang tidak berminat ialah dengan cara mengkritik penyampaian penceramah. Kritikan adakalanya juga menyentuh kualiti bantuan alat pandang dengar.

iii. Mendengar secara memilih

Mendengar secara memilih sesuatu topic atau tajuk perbincangan yang diminta sahaja. Pendengar menapis maklumat-maklumat.

iv. Mencelah

Pendengar yang kerap mencelah menunjukkan bahawa ia adalah seoraang pendengar yang kurang baik. Keadaan ini berlaku kerana pada hakikatnya kita boleh berfikir lebih pantas dari bercakap. Jadi pendengar cuba membuat andaian.

v. Mimpi di siang hari

Mimipi di siang hari menunjukkan bahawa seseorang itu adalah seorang pendengar yang kurang baik. Pada hakikatnya memang sukar untuk memikirkan dua perkara dalam satu masa yang sama. Oleh itu pendengar yang sedang bermimpi di siang hari akan menumpukan pemikirannya kepada perkara-perkara yang sedang difikirkannya, sedang dibuai mimpi, dan tidak kepada perkara yang didengar.

vi. Gangguan luar.

Gangguan ini boleh berupa kerusi yang tidak selesa, kebisingan, panas atau sejuk yang keterlaluan. Pendengar yang baik akan dapat mengatasi gangguan ini, sebaliknya seseorang pendengar yang kurang baik akan membiarkan gangguan-gangguan itu menguasainya dan tidak memusatkan pendengarannya kepada perbincangan.

vii. Mengelakkan perkara yang susah dan teknikal.

Apabila seseorang itu cuba mengelak untuk memahami perkara-perkara yang susah dan teknikal, ini menunjukkan bahawa ia seorang pendengar yang kurang baik.

viii. Tertidur

Pendengar yang tertidur menunjukkan bahawa ia tidak berupaya mendengar dengan baik. Pendengar yang aktif memerlukan tidur yang cukup sebelumnya. Inilah suatu kenyataan yang sering dikebelakangkan oleh pendengar yang kurang baik. Keletihan juga akan mengakibatkan kurang tumpuan.

6. Nyatakan mengapakah perancangan dan kawalan perlu bagi sesuatu organisasi mencapai objektifnya.

Jawapan:

a. Perancangan

i. untuk memastikan keberkesanan dengan memilih tindakan-tindakan yang terbaik untuk mencapai objektif

ii. sumber-sumber yang terhad manusia,wang,bahan mentah,mesin dan tanah dan membuat perancangan yang bijak untuk mengelakkan pembaziran.

iii. Untuk mengurus perubahan persekitaran yang tidak menentu.Ini mendesak pengurus menjangkakan perubahan dan bagaimana hendak menyesuai denganya.

iv. Untuk memudahkan kawalan. Perancangan dan kawalan saling berkait rapat.

b. Kawalan

i. akauntabiliti untuk memastikan objektif organisasi tercapai.

ii. manusia membuat kesilapan. Kawal untuk pastikan apa yang sedang berlaku.

iii. Berlakunya banyak perubahan di dalam dan di luar organisasi semasa perlaksanaan tindakan.

iv. Mengelak berlakunya pembaziran sumber.

7. Pengaruh yang dipunyai oleh seseorang itu pada kebiasaannya dikaitkan dengan Kuasa(Power) yang dimilikinya dan tanpa kuasa seseorang itu tidak mempunyai kemampuan atau kurang berkesan untuk mempengaruhi orang lain untuk melakukan sesuatu ke arah pencapaian matlamat. Huraikan jenis-jenis kuasa yang dimiliki oleh seseorang individu itu.

a. Kuasa yang sah (Legitimate Power)

i. Kuasa yang diperolehi melalui proses perundangan

ii. Melalui pengundian

iii. Dilantik memenuhi sesuatu jawatan atau kedudukan

iv. Tidak kekal kerana ianya boleh diambil semula jika individu tidak menggunakannya dengan bijaksana

b. Kuasa Ganjaran (Reward Power)

i. Individu yang mempunyai kuasa ini mampu memberi ganjaran atau hadiah atau wang ringgit

ii. Pengiktirafan kpd individu lain

iii. Dikaitkan dengan kuasa legitimate yang dipunyai oleh seseorang

c. Kuasa Paksaan (Coercive Power)

i. Membolehkan seseorang memberi ganjaran dan hukuman

ii. Berkaitrapat dengan kedudukan dan kuasa yang sah

iii. Boleh menyekat daripada memberi ganjaran atau perakuan yang baik adalah dilihat sebagai penggunaan kuasa paksaan

iv. Sukar mendapat sokongan yang ikhlas daripada individu lain

v. Sentiasa di takuti dan sentiasa dijauhi

vi. Beliau merasa terasing dan tidak disegani

d. Kuasa Maklumat (Information Power)

i. Apb seseorang mempunyai maklumat penting dan maklumat ini adalah diperlukan oleh pihak tertentu bagi melaksanakan tugas

ii. Beliau juga dianggap sebagai orang yang berkuasa

iii. Menyembunyi atau berkongsi maklumat akan memberi kesan kepada organisasi

e. Kuasa Hubungan (Connection Power)

i. Individu dianggap berkuasa dengan melihat kebolehan beliau berhubung dan dengan siapakah dia membuat perhubungan

ii. Dengan kedudukan yang tinggi, peluang untuk membuat perhubungan dengan individu lain yang berkuasa akan menyebabkan seseorang itu boleh mempengaruhi orang lain

f. Kuasa Rujukan (Referent Power)

i. Seseorang dijadikan rujukan oleh individu yang lain untuk mempengaruhi orang lain bagi melaksanakan tugas

ii. Individu yang mempunyai kuasa rujukan adalah merupakan seorang yang mempunyai nilai moral yang tinggi keperibadian yang mulia dan sentiasa menjadi sumber inspirasi kepada yang lain

g. Kuasa Kepakaran (Expert power)

i. Dengan ilmu pengetahuan, kemahiran, latihan serta pengalaman, seseorang individu mampu mempengaruhi orang lain.

ii. Kepakaran seseorang dalam bidang yang tertentu adalah sangat penting dari segi pembangunan fizikal seperti pembinaan

iii. Kepakaran dalam bidang keagamaan akan dapat mempengaruhi seseorang kearah jalan yang baik.

8. En. Rizal telah dilantik sbg seorang ketua pengarah di sebuah jabatan kerajaan.

a. Bagaimana dapat ditentukan bahawa beliau mempunyai sifat kepimpinan yang unggul

b. Jelaskan ciri-ciri bahawa seorang KJ itu telah dpt memberikan kepimpinan yg berkesan

c. Huraikan cara2 utk mengelakkan perbuatan pilih kasih dlm tindakan2 dikalangan pemimpin/ketua organisasi/jabatan

Jawapan

a. sifat kepimpinan yang unggul

i) tidak menggunakan kuasa yg ada padanya sewenang2nya tanpa memikirkan akibatnya

ii) menggunakan kuasa yg ada utk meningkatkan prestasi, produktiviti dan reputasi jabatannya

iii) dpt mendorong pekerja bawahan meningkatkan prestasi dan produktiviti mereka

iv) memiliki penampilan diri sbg pemimpin yg dihormati dan bukan ditakuti

v) bertindak adil, bijaksana, tegas, berani, bertangung jawab , sabar dan baik hati

vi) dpt mengembelingkan sumber2 manusia di organisasinya ke arah mencapai objektifnya

vii) dpt memberikan teladan yg baik kpd org bawahannya.

b) ciri-ciri bahawa seorang KJ itu telah dpt memberikan kepimpinan yg berkesan

i. matlamat organisasi dpt dicapai sepenuhnya

ii. dpt mewujudkan suasana harmoni dan tenteram dlm organisasi ke arah peningkatan kreativiti dan inovasi dlm jabatan

iii. organisasi dipercayai oleh pelanggan,orang ramai dan pihak atasan

iv. berjaya meningkatkan kemahiran dan kecekapan pekerja2nya dgn program latihan berterusan

v. dpt mengelakkan pertembungan kepentingan peribadi dengan tugas rasmi jabatan

vi. sesuatu keputusan dibuat secara mesyuarah

vii. dpt mewujudkan k/sama dan kerja berpasukan dlm organisasi

c) cara2 utk mengelakkan perbuatan pilih kasih dlm tindakan2 dikalangan pemimpin/ketua organisasi/jabatan

i. bersikap adil dlm semua tindakan dan keputusan

ii. memilih individu yg benar2 layak dan berkebolehanbagi sesuatu jawatan

iii. mengesahkan jawatan pekerja2 yang telah layak dan memenuhi syarat2 yg ditetapkan sahaja

iv. mengetahui dengan jelas tugas2 yg dijalankan oleh pekerja2 bawahannya sebelum membuat penilaian prestasi dengan adil

v. pekerja yg berkelayakan sahaja dipertimbangkan kenaikan pangkat, memangku, kursus dan angerah khidmat cemerlang.

vi. Tidak memilih pekerja2 yg rapat dengannya sahaja utk sesuatu anugerah/penilaian prestasi yg tinggi

vii. Tidak mengabaikan pengambilan tindakan tatatertib kpd pekerja2 yang sengaja melanggar peraturan dikalangan yang rapat dengannya dan sebaliknya

viii. Tidak hanya menaikkan pangkat pekerja bawahannya yg sealiran dengannya sahaja.

9. Kerajaan bertangungjawab membangunkan negara utk kepentingan dan kesejahteraan rakyat dgn melaksanakan dasar dan rancangan yg cekap dan berkesan. Usaha berterusan sentiasa sentiasa dijalankan bagi mengoptimumkan penggunaan segala sumber yg ada dan mencegah pembaziran serta penyalahgunaannya. Nyata dan huraikan tumpuan dan keutamaan khusus yg harus dibuat oleh KJ

Jawapan

Setiap KJ adalah dikehendaki mentadbir agensi dgn cekap dan berkesan dgn memberi tumpuan kpd

· Menyedia dan mempamerkan visi, misi, objektif, fungsi, slogan Q, piagam pelanggan dan carta organisasi peringkat jabatan, bahagian, cawangan sehingga ke peringkat struktur yg lebih rendah mengikut kesesuaian

· Memastikan semua pegawai memahami dan menghayati Visi, misi, objektif, fungsi, slogan Q, piagam pelanggan jabatan dan tangung jawab pegawai terutama kpd anggota yg baru ditempatkan di jabatan itu.

· Menyediakan sasaran kerja tahunan dan memastikan setiap pegawai mempunyai SKT masing2

· Memaklumkan kpd semua pegawai mengenai kepentingan pematuhan kpd peraturan2 berkaitan dengan pengurusan sumber manusia (spt urusan perkhidmatan, tatatertib dan kemajuan kerjaya) pengurusan kewangan dan peraturan2 lain yg berkuatkuasa dari masa ke semasa

· Mengutamakan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) di dalam pengurusan pejabat

· Menggalakkan hubungan yg sihat di antara pegawai dan menyediakan suasana kerja yg harmonis

· Menggunakan aplikasi psikologi dlm pengurusan sumber manusia

· Menyediakan dan melaksanakan program kualiti jabatan

· Mewujud dan memperkukuhkan mekanisme kerjasama antara sektor awam dan swasta

Koleksi Nota, Soalan dan Jawapan

Mungkin ada yang akan tercari-cari nota-nota yang sesuai untuk tujuan ke kursus ini.

(1) Pengurusan Am

(2) Nilai dan Etika Perkhidmatan Awam

(3) Pengurusan Kewangan

(4) Pengurusan Integriti

(5) Perintah Am