KISSM - Nilai dan Etika

 Nota, soalan dan jawapan Kursus Induksi Sistem Sarraan Malaysia

Terangkan kepentingan nilai dan etika dalam perkhidmatan awam.

NILAI DAN ETIKA DALAM PERKHIDMATAN AWAM

OBJEKTIF KURSUS: DI AKHIR KURSUS INI PESERTA-PESERTA AKAN DAPAT:

i) Meningkatkan kefahaman mengenai nilai dan etika terutamanya berkaitan dengan Perkhidmatan Awam

ii) Menghayati Nilai dan Etika dari perspektif individu dan organisasi,

iii) Membentuk penjawat awam yang bermoral dan beretika tinggi.

KANDUNGAN KURSUS

I)DEFINISI NILAI

II)DEFINISI ETIKA

III)KONSEP ETIKA KERJA

IV)TERAS PERKHIDMATAN

V)LANGKAH-LANGKAH MENINGKATKAN NILAI DAN ETIKA PERKHIDMATAN AWAM

VI)NILAI UTAMA DALAM PERKHIDMATAN AWAM

VII)NILAI MURNI DALAM ISLAM

VIII)TONGGAK 12

DEFINISI NILAI

Nilai adalah ditakrifkan sebagai kepercayaan yang mendorong seseorang atau institusi untuk bertindak mengikut pemilihan yang berasaskan nilai-nilai utama masyarakat.

Mengikut kajian sejarah, ilmu, kebijaksanaan, keadilan dan iktidal ( temperance ) merupakan nilai-nilai utama masyarakat.

( Nilai dan Etika dalam Perkhidmatan Awam INTAN,1991 )

DEFINISI ETIKA

Etika bermaksud tanggungjawab dan akibat tingkah laku seseorang atau profesion terhadap masyarakat. Seseorang anggota perkhidmatan awam berkewajipan memahami tanggungjawab terhadap peranan dan perilaku seseorang pekerja dalam kerajaan.

( Nilai dan Etika dalam Perkhidmatan Awam-INTAN, 1991 )

DEFINISI ETIKA

Etika merupakan prinsip moral atau nilai akhlak atau tingkah laku yang menjadi pegangan seseorang individu atau sesuatu kumpulan. Prinsip moral dan kesedaran akhlak ini tidak boleh dicapai oleh seseorang tanpa menjalin perhubungan sosial dengan orang lain.

( Shukri Ahmad & Razali Mat Zin,2001-Adab & Etika Kerja dalam Organisasi )

TERAS PERKHIDMATAN AWAM

1 . BERAZAM MENINGGIKAN MUTU PERKHIDMATAN AWAM

2 . BEKERJA DENGAN PENUH TANGGUNGJAWAB

3 . BERUSAHA MENGIKIS SIKAP MEMENTINGKAN DIRI

4 . BERKHIDMAT DENGAN PENUH MUHIBAH DAN KEMESRAAN

5 . BEKERJA KE ARAH MEMAJUKAN PEMIKIRAN RAKYAT DAN PEMBANGUNAN

NEGARA

6 . BEKERJASAMA DALAM MEMBENTERAS KELEMAHAN DAN MUSUH NEGARA

7 . BERPEGANG TEGUH KEPADA AJARAN AGAMA

LANGKAH-LANGKAH MENINGKATKAN NILAI DAN ETIKA DALAM PERKHIDMATAN AWAM

I) Panduan Perkhidmatan Cemerlang ( 1979)

II) Penggunaan Kad Perakam Waktu

III) Kempen Bersih, Cekap dan Amanah (1982)

IV) Dasar Pandang Ke Timur

V) Peggunaan Tanda Nama

VI) Kepimpinan Melalui Teladan

VII) Dasar Penerapan Nilai-Nilai Islam Dalam Pentadbiran Awam

VIII) Tonggak Dua Belas

X) Citra Karya (Rukun Negara, Perintah Am, Arahan Perbendaharaan, PKPA.)

NILAI DAN ETIKA DALAM PERKHIDMATAN AWAM

NILAI-NILAI PERIBADI ASAS

•TAAT SETIA

•AMANAH

•BERTANGGUNGJAWAB

•IKHLAS

•DEDIKASI / TEKUN

•BERDISIPLIN

NILAI-NILAI ISLAM

AMANAH

TANGGUNGJAWAB

IKHLAS

DEDIKASI

SEDERHANA

TEKUN

BERSIH

BERDISIPLIN

BEKERJASAMA

BERBUDI MULIA

BERSYUKUR

" PEMIKIRAN,TINDAKAN DAN PERILAKU ANGGOTA-ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM BERASASKAN KEPADA NILAI-NILAI DAN ETIKA PERKHIDMATAN AWAM"

NILAI DAN ETIKA PERKHIDMATAN AWAM

1.                   Jelaskan cirri-ciri atau perlakuan seseorang pegawai awam yang mencerminkan seseorang pegawai itu menghayati nilai-nilai ikhlas dan dedikasi

Jawapan:

Ikhlas;

·         Tidak menunjuk-nunjuk dalam menjalankan tugas kepada pegawai-pegawai atasannya

·         Tidak memilih sesuatu tugas tertentu untuk dilasanakan umpamanya tidak mengutamakan tugas yang ada hubungan dengan kenaikan pangkat malah tidak mengenepikan tugas yang kurang berhubung dengan kenaikan ; dan

Dedikasi

·         Bekerja tanpa rasa jemu dan bosan serta bersedia menjalankna tugas yang dipertanggungjawabkan kepadanya;

·         Tidak berputus asa dalam melaksanakan tugas dan sentiasa mengharapkan kejayaan ; dan

·         Sanggup menghadapi cabaran dan persaingan dalam perubahan semasa demi meningkatkan maruah agama,bangsa dan negara

2.                   ‘Akauntabiliti’ merupakan salah satu nilai yang penting dalam perkhidmatan awam terutamanya dalam menguruskan kewangan di sector awam. Kekurangan tahap akuntabiliti boleh menyebabkan berlakunya penyelewengan dan penyelahgunaan kuasa. Jelaskan lima tindakan yang perlu dijalankan bagi meningkatkan ‘akuntabiliti’

Jawapan:

Tindakan-tindakan bagi meningkat ‘akuantabiliti’:

i.pihak pengurusan perlu menyatakan dengan jelas akauntabiliti bagi setiap tugas dan tanggungjawab

ii.sistem akauntabiliti perlu diwujudkan di semua agensi kerajaan yang menetapkan tugas dan tanggungjawab setiap pekerja yang terlibat dalam melaksanakan satu tugas. Sistem ini perlu mengandungi penentuan tanggungjawab bagi setiap pekerja dan jenis tugas yang dipertanggungjawabkan kepadanya

iii. akauntabiliti hendaklah dinyatakan secara bertulis dan di dokumenkan melalui undang-undang, prosuder,peraturan dan arahan-arahan yang spesifik;

iv. system kawalan kewangan perlu megambil perhatian ke atas tiga aspek yang penting, iaiitu:

·         system belanjawan yang berkesan bagi pengagihan dan pembahagian peruntukan kewangan

·         mengawas dan mengawal penggunaan tenaga manusia,asset dan perkhidmatan

·         mewujudkan system perakaunan yang cekap dan kemaskini

v.                  system pengawalan dan pengawasan seperti audit dalaman hendaklah dipertingkatkan keupayaannya

vi.                 penguatkuasaan hendklah diambil perhatian agar arahan-arahan dan peraturan jabatan dilaksanakan dengan tegas dan berkesan; dan

vii.               akauntabiliti di peringkat individu di tingkatkan melalui perubahan-perubahan diri seseorang individu itu dengan penerapan nilai-nilai murni dan positif seperti bersih,cekap dan amanah dan sebagainya.

3.                   ‘Tonggak 12’ telah diperkenalkan bertujuan untuk menerapkan nilai, norma dan etika perkhidmatan di kalangan penjawat awam. “Ketekunan membawa kejayaan” merupakan salah satu daripada tonggak tersebut. Huraikan pengertian serta nyatakan sepuluh amalan positif yang memperlihatkan nilai berkenaan.

Jawapan:

Pengertian;

Ketekunan bererti memberi tumpuan kepada sesuatu kerja hingga selesai dengan sempurnanya dan membawa kejayaan serta kecemerlangan kepada agensi dan individu.

Amalan positif:

i.                     gigih dalam melaksanakan tugas yang mencagar

ii.                   rajin dan sintiasa berusaha

iii.                  tekun dalam menjalankan tugas

iv.                 sabar dalam menghadapi cabaran pekerjaan

v.                  berpandangan jauh

vi.                 bersemangat dalam melaksanakan tugas yang diarah

vii.               dedikasi dalam mencapai matlamat organisasi

viii.              sanggup berkorban

ix.                  cekal menghadapi kesulitan semasa bertugas

x.                   tidak patah semangat

xi.                  bercita-cita tinggi

4.                   Etika perkhidmatan awam adalah berteraskan kepada 7 ‘Teras perkhidmatan’. Huraikan lima daripada tujuh ‘teras perkhidmatan’ tersebut.

Jawapan:

i.                     berazam meninggikan mutu perkhidmatan

·         seseorang pekerja bertanggungjawab itu membaiki mutu perkhidmatannya dengan meningkatkan kemahirannya menerusi latiah-latiahn tertentu, pembacaan,perbincangan dan lain-lain lagi.Kesediaan seseorang pekerja untuk mengatasi kelemahan-kelemahan dirinya tanpa diperingatkan oleh ketuanya adalah satu sikap yang terpuji

ii.                   bekerja dengan penuh bertanggungjawab

·         setiap pekerja dikehendaki bertabnggungjawab bererti melaksanakan tugas dengan sebaik mungkin seperti mana yang diharapkan oleh organisasi

iii.                  berusaha mengikis sikap mementingkan diri

·         kakitangan kerajaan perlu menyifatkan dirinya sebagai penggerak masyarakat tanpa mempergunakan kedudukannya bagi mencari keuntungan diri sendiri. Sifat sombong dan bongkak perlu dihapuskan dan digantikan dengan perasaan insaf dan sopan.

iv.                 berkhidmat dengan penuh muhibbah dan kemesraan

·         negara mempunyai rakyat yang berbilang bangsa dan keturunan serta mengamalkan pelnbagai kepercayaan dan budaya. Keadaan ini memerlukan semua kakitangan kerajaan bekerja dengan muhibbah dan kemesraan

v.                  bekerja kea rah memajukan pemikiran rakyat

·         adalah menjadi kewajipan bagi setiap kakitangan kerajaan membantu memberi kefahaman kepada masyarakat awam tentang dasar, program serta hasrat kerajaan agar pembangunan dan perubahan yang dibawa oleh kerajaan dapat dilaksanakan dengan lancer dan jayanya.

vi.                 bekerjasama dalam membenteras keselamatan dan musuh-musuh negara

·         semua pihak adalah terlibat dalam uasaha membenteras kelemahan negara seperti kemiskinan , kejahilan dan rasuah. Kerjasama antara semua pihak awam perlu swasta serta golongan-golongan tertentu adalah penting bagi memastikan keamanan serta menggerakkan negara kea rah pembangunan yang menyeluruh

vii.               berpegang teguh kepada ajaran agama

·         berpegang teguh kepada ajaran agama merupakan satu aspek yang sangat penting dalam menjalankan tugas. Ini  adalah kerana agama itu sendiri membawa nilai-nilai yang baik dalam membentuk pekerja yang jujur, cekap dan berkesan.

5.                   Seseorang pegawai awam sewajarnya memahami dan mengamalkan nilai-niali murni dan etika kerja dalam pengurusan seharian. Huraikan pengertian nilai dan etika kerja berikut dalam konteks pengurusan sebuah organisasi.

a.      akauntabiliti

b.      integriti

c.      profesionalisme

Jawapan:

a.                  Akauntabiliti

·         Bermakna tanggungjawab seorang terhadap tugas-tugas yang perlu dilaksanakan dari konteks pengurusan organisasi dalam perkhidmatan awam, akauntabiliti bermaksud tanggungjawab pegawai-pegawai dan kakitangan awam dalam melaksanakan tugas-tugas yang diserahkan bagi memastikan pencapaian matlamat serta ibjektif tugas-tugas tersebut.

·         Pelaksanaan tugas-tugas tersebut hendaklah mengikut peraturan yang telah ditetapkan.Undang-undang yang berkuatkuasa, prosuder dan arahan, sikap cermat dan cekap perlu diutamakan.

b.                  Integriti

·         Sering dihubungkaitkan dengan nilai-nilai amanah, jujur,kebolehpervayaan dan sentiasa memelihara kepentingan awam tanpa mengambil kesempatan untuk kepentingan diri sendiri,.Dalam kontek pengurusan organisasi, sebarang kerja yang dilakukan hendaklah dengan penuh ketulusan hati dan tahu menggunakan kuasa dengan adil dan saksama

c.                  profesionalisme

·         bermakna setiap anggota organisasi harus mempunyai ilmu pengetahuan yang tinggi dan kemahiran yang mencukupi bagi menjalankan tugas dan tanggungjawab mereka. Perkhidmatan yang lebih cekap dan berkesan akan dapat dihasilkan jika masalah yang dibangkitkan dapat diselesaikan secara professional. Oleh itu, setiap anggota organisasi hendaklah sentiasa berusaha meningkatkan kebolehan dan kemahiran yang sedia ada.

6.                   Berdasarkan kepada ‘tonggak 12’ huraikan amalan-amalan positif dan negative yang berkaitan dengan tonggak “kemuliaan kesederhanaan”

Jawapan:

Amalan positif:

·         Jelas dan jitu dalam pemikiran,penulisan dan percakapan

·         Tidak tamakkan pangkat dan kedudukan

·         Tidak membazir di dalam perbelanjaan pejabat

·         Bersifat pemaaf di dalam pergaulan

·         Boleh menerima teguran

·         Berlaku adil dalam semua tindakan

·         Menepati janji

·         Sedia menerima cadangan dan nasihat

·         Jujur dan ikhlas

·         Merendah diri

·         Bijaksana dalam membuat pertimbangan

·         Bermaruah dan berhemah tinggi

·         Berjimat cermat

·         Cermat dalam kata-kata

·         Tidak memperagakan kemewahan

·         Mesra dalam pergaulan

·         Senang didampingi oleh semua pihak

Amalan negative :

·         Menonjol-nonjolkan diri

·         Bercakap dengan menggunakan perkataan bombastic

·         Mengada-ngada

·         Sombong dan meninggi diri

·         Menyukarkan persoalan yang mudah

·         Memperbesarkan perkara kecil

·         Kedekut atau berlebihan dalam memenuhi keperluan organisasi

·         Berlebihan dalam mengampu ketua

·         Memperagakan kemewahan dan kedudukan

·         Kerap menghias diri di pejabat

·         Membazir dan merosakkan harta benda kerajaan

·         Bersifat melampau dan keterlaluan dalam semua hal.

7.                   Huraikan lima nilai-nilai peribadi asas yang perlu diamalkan atau dihayati oleh seseorang anggota perkhidmatan awam dalam menjalankan tugas-tugas sehariannya.

Jawapan:

Nilai-nilai yang perlu dihayati oleh pegawai-pegawai kerajaan ialah

i.                     adil

ii.                   amanah

iii.                  bertanggungjawab

iv.                 ikhlas

v.                  dedikasi

vi.                 tekun

vii.               berdisiplin

viii.              bekerjasama

ix.                  berbudi mulia

x.                   bersyukur

xi.                  jujr

xii.                baik hati

xiii.               rajin

xiv.              menepati masa

8.                   Huraikan pengertian tiga daripada nilai-nilai berikut :

a.      amanah

b.      bekerjasama

c.      berdisiplin

d.      bertaggubgjawab

a.                  Amanah

·         Bermakna boleh dipercayai sama ada menjalankan tugas ataupun menyimpan rahsia. Seseorang yang mempunyai nilai ini tidak akan menyeleweng dari tanggungjawab yang diberikan kepadanya. Setiap urusan yang dipertanggungjawabkan akan ditunaikan serta dilaksanakan sebaik mungkin.

·         Nilai amanah ini akan membentuk perilaku individu yang mulia. Sebagai manusia kita hendaklah menunaikan amanah kepada Tuhan ,negara,organisasi,masyarakat,keluarga dan diri sendiri.

b.                  Bekerjasama

·         Kita masing-masing memerlukan dan diperlu antara satu sama lain. Kerjasama yang diperlukan ini ialah kerjasama antara angota-anggota kerajaan di semua peringkat, semua perkhidmatan dan semua Kementerian.kerjasama juga penting antara sector awam dan sector swasta

c.                  berdisiplin

·         akur dan patuh kepada semua peraturan dan undang-undang yang berkaitan dengan perkhidmatan dan tugas yang dijalankan. Patuh kepada perintah, rajin serta sentiasa berusaha mencari kemajuan dan kejayaan

d.                  bertanggungjawab

·         bermakna kewajipan yang perlu dilaksanakan atau disempurnakan. Segala akibat dari tindakan serta perbuatannya akan dipertanggungjawaqbkan olehnya. Akauntabiliti adalah merupakan antara cirri utama nilai bertanggungjawab. Seseorang yang bertanggungjawab sentiasa sanggup dirinya dinilai dan diperiksa.

9.                   Nyatakan sebab-sebab mengapa etika perkhidmatan awam diwujudkan dan berikan tujuh amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebuah agensi kerajaan bagi melaksanakan etika tersebut.

Jawapan:

a.   sebab-sebab etika perkhidmatan awam diwujudkan

·         Permintaan rakyat ke atas perkhidmatan awam terus meningkat dan mereka mahukan satu pentadbiran yang dapat memberikan perkhidmatan yang cekap dan berkesan

·         Adanya tuduhan bahawa terdapat penyelewengan di dalam perlaksanaan dasar-dasar kerajaan

·         Kerajaan berazam untuk meninggikan lagi mutu kecekapan dan prestasi perkhidmatan awam

·         Disebabkan factor-faktor luar seperti kemorosotan ekonomi, ancaman keselamatan kepada rantau ini dan kemunculan gejala-gejala social yang kurang sihat.

b.                  amalan-amalan yang boleh dilaksanakan

·         pemberian penghargaan

·         mengadakan dialog serta perbincangan untuk menerangkan cara perlaksanaan etika perkhidmatan awam

·         menubuhkan jawatankuasa kelab sukan kebajikan dan social

·         mengeluarkan berita jabatan

·         mengadakan majlis jamuan minum the dan sebagainya

·         menganjurkan majlis syarahan / ceramah agama

·         memberi kakitangan kursus / latihan

·         mengadakan pertandingan pejabat terbersih

·         mengadakan lawatan mengejut untuk menaksir perjalanan kerja-kerja pejabat

·         menyediakan manual kerja

·         penyediaan buku panduan

·         mewujudkan perpustakaan jabatan

10.               Berikut adalah di antara etika perkhidmatan yang terkandung di dalam tonggak 12 yang menjadi teras kepada kakitangan kerajaan bagi meningkatkan prestasi masing-masing:

i.                     menghargai masa

ii.                   keseronokan bekerja

iii.                  pengaruh teladan

iv.                 kewajipan menjalankan tugas

Jawapan:

i.                     menghargai masa

·         setiap kakitangan kerajaan haruslah berusaha kea rah penggunaan masa secara maksimum. Ini dapat dilakukan dengan cara mendisiplinkan diri dan menggunakan catatan penggunaan masa setiap hari.

·         Tepat pada masa  hendaklah dijadikan tabiat yang harus dimulakan, bisakan dan dikekalkan kerana ia merupakan maruah diri dan adanya rasa hormat pada orang lain.

ii.                   keseronokan bekerja

·         konsep kerja sebagai ibadat akan menimbulkan dedikasi,ketekunan,amanah,bertanggungjawab dan ikhlas

·         kerja akan menyeronokkan jika seseorang berasa bangga dengan hasil kerjanya dan bersikap positif terhadap cabaran baru.

iii.                  pengaruh teladan

·         sifat merendah diri memerlukan kekuatan peribadi dan kebijaksanaan. Ketua yang mempunyai sifat ini dihormati pejerjanya dan lebih mudah mengawal organisasi

·         ketua yang tegas tetapi adil lebih senang meningkatkan produktiviti dan kualiti organisasi serta lebih mudah dicontohi.

iv.                 kewajipan menjalankan tugas

·         sentiasa bertanggungjawab terhadap tugas yang diberikan

·         tekun dan sabar dalam menjalankan tugas dan boleh diharap untuk menyempurnakan tugas.

11.          Huraikan  lima nilai-nilai profesionalisme yang semestinya ada pada kakitangan Perkhidmatan Awam

Jawapan

Nilai-nilai Profesionalisme

1.             Berilmu

        Mempunyai ilmu pengetahuan yang tinggi dan kemahiran yang mencukupi.

        Setiap anggota sentiasa berusaha untuk meningkatkan kebolehan dan kemahiran sedia ada.

2.                     Kreatif dan inovatif

·         Menggalakkan penyertaan yang lebih gigih oleh anggota organisasi

untuk terlibat dalam menyelesaikan masalah-masalah dalam   organisasi.

3.                     Integriti

§  Dikaitkan dengan nilai-nilai amanah, jujur, kebolehpercayaan.

§  Sentiasa memelihara kepentingan awam tanpa mengambil kesempatan untuk kepentingan diri sendiri.

§  Sebarang tugas dilaksanakan dengan penuh ketelusan hati

§  Mengguna kuasa dengan adil dan saksama.

4.              Akauntabiliti

§  Tanggungjawab melaksanakan tugas

§  Memastikan pencapaian objektif dan matlamat tugas-tugas  tersebut.

§  Mengikut peraturan yang ditetapkan, undang-undang yang berkuatkuasa prosedur dan dan arahan.

§  Perlulah cekap dan mengutamakan sikap berhati-hati dan cermat.

§  Memastikan tidak ada pembaziran yang menjejaskan penggunaan sumber-sunber awam.

5.             Berkecuali

§  Tanpa membawa apa-apa bentuk tekanan luar berhubung dengan sesuatu tuntutan yang berkaitan dengan tugas awamnya.

§  Bersedia dan berusaha dengan bersungguh-sungguh melaksanakan semua dasar , program dan aktiviti yang telah direncanakan oleh kerajaan.

§  Tidak dibenarkan bergiat secara aktif mana-mana parti politik untuk mengelakkan kerajaan daripada menghadapi keadaan serba salah.

    

6.             Kepimpinan

        Memiliki ciri-ciri kepimpinan yang berkesan.

        Berupaya mendorong, merangsang, membangun serta mengembeling sepenuh tenaga, kepakaran dan peralatan yang ada bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

        Mempunyai wawasan yang jelas.

        Mampu memberi panduan, dengan sistematik dan berkesan.

        Pengurusan masa yang berkesan.

        Membuat keputusan yang berkesan.

     

7.             Bekerjasama

        Budaya antara jabatan/kementerian dalam melaksana tugas bagi mencapai objektif.

        Setiap anggota tidak mungkin dapat melaksanakan tanggungjawab dengan berkesan secara bersendirian.

        Kerjasama perlu pada semua peringkat dan antara sektor.

8.             Berorientasikan pelanggan

        Bersedia memenuhi kehendak pelanggan dan stakeholder.

        Berfikiran terbuka dan bersedia mendengar pandangan pelanggan.

        Sentiasa mendampingi pelanggan bagi mendapatkan idea-idea baru bagi meningkatkan prestasi dan mutu kerja.

        Sentiasa responsif dan proaktif.

9.             Pengurusan Diri

        Menjaga imej diri dari segi pakaian, tutur kata, gerak-geri, budi bahasa dan kesihatan diri.

        Personaliti yang baik. Tidak sombong, setia kawan, arif tentang perilaku dan cara bergaul, berdisiplin, berbudi bahasa dan berhemah tinggi.

10.          Kemajuan diri

        Sentiasa mencari peluang bagi meningkatkan kebolehan diri.

        Melaksanakan tugas dengan cemerlang.

        Sentiasa meningkatkan tahap kebolehan dan kecekapan dalam bidang yang diceburi.

        Sentiasa menyalakan semangat ingin tahu, mempunyai fikiran yang rasional dan saintifik serta semangat ingin berbakti bagi menyelesaikan masalah kerja dan masyarakat.

12. “Sepuluh nilai murni dalam Perkhidmatan Awam bertujuan untuk membimbing anggota-anggota ke arah melaksanakan tugasnya dengan cemerlang.”

(Nilai dan Etika PA)

 INTAN 1999

Sebagai anggota Perkhidmatan Awam , sejauh manakah nilai-nilai murni itu mempengaruhi komitmen anda bagi meningkatkan mutu perkhidmatan  dalam organisasi.

Jawapan:

Adil dalam perlantikan

·         Individu layak dan berkebolehan sahaja dilantik ke dalam satu-satu jawatan

·         Pekerja yang benar-benar memenuhi syarat dan dinilai dari perspektif yang adil sahaja disahkan dalam jawatan

·         Pekerja-pekerja yang layak dan berkemampuan sahaja dipertimbangkan untuk kenaikan pangkat

   

      Amanah dalam menjalankan tugas

·         Bermakna boleh dipercayai sama ada menjalankan tugas ataupun menyimpan rahsia. Seseorang yang mempunyai nilai ini tidak akan menyeleweng dari tanggungjawab yang diberikan kepadanya. Setiap urusan yang dipertanggungjawabkan akan ditunaikan serta dilaksanakan sebaik mungkin.

·         Nilai amanah ini akan membentuk perilaku individu yang mulia. Sebagai manusia kita hendaklah menunaikan amanah kepada tuhan ,negara,organisasi,masyarakat,keluarga dan diri sendiri.

Bertanggungjawab dalam perkhidmatan awam

·         bermakna kewajipan yang perlu dilaksanakan atau disempurnakan. Segala akibat dari tindakan serta perbuatannya akan dipertanggungjawabkan individu. Akauntabiliti adalah merupakan antara ciri utama nilai bertanggungjawab. Seseorang yang bertanggungjawab sentiasa bersedia dinilai dan diperiksa.

Ikhlas dalam perkhidmatan awam

·         Tidak menunjuk-nunjuk dalam menjalankan tugas kepada pegawai-pegawai atasannya

·         Tidak memilih sesuatu tugas tertentu untuk dilasanakan   umpamanya tidak mengutamakan tugas yang ada hubungan dengan kenaikan pangkat malah tidak mengetepikan tugas yang kurang berhubung dengan kenaikan pangkat atau ganjaran.

Dedikasi dalam perkhidmatan awam

·         Bekerja tanpa rasa jemu dan bosan serta bersedia menjalankna tugas yang dipertanggungjawabkan kepadanya.

·         Tidak berputus asa dalam melaksanakan tugas dan sentiasa mengharapkan kejayaan .

·         Sanggup menghadapi cabaran dan persaingan dalam perubahan semasa demi meningkatkan maruah agama,bangsa dan negara

Tekun dalam perkhidmatan awam

·         Mengutamakan kepentingan tugas daripada kepentingan diri supaya hasil kerjanya benar-benar sempurna

·         Sanggup berkorban masa dan tenaga demi kepentingan perkhidmatan untuk kemajuan negara

·         Dapat meningkatkan mutu kecekapan dan produktiviti ke tahap yang cemerlang

Berdisiplin dalam perkhidmatan awam

·         akur dan patuh kepada semua peraturan dan undang-undang yang berkaitan dengan perkhidmatan dan tugas yang dijalankan. Patuh kepada perintah, rajin serta sentiasa berusaha mencari kemajuan dan kejayaan

Bekerjasama dalam perkhidmatan awam

·         Kita masing-masing saling memerlukan antara satu sama lain. Kerjasama yang diperlukan ini ialah kerjasama antara angota-anggota kerajaan di semua peringkat, semua perkhidmatan dan semua kementerian.Kerjasama juga penting antara sektor awam dan sector swasta

Berbudi mulia dalam perkhidmatan awam

·         Bertutur dengan lemah lembut tetapi tegas

·         Memberi layanan dengan wajah yang manis dan bersopan santun

·         Bertindak dengan kelakuan yang menyenangkan

·         Bersedia membantu orang lain dengan tangan terbuka

Bersyukur dalam perkhidmatan awam

·         Bekerja dengan tekun tanpa mengeluarkan sebarang rungutan

·         Patuh dan sabar menerima semua arahan

·         Sanggup mengorbankan masa dan tenaga dalam melaksanakan tugasnya demi kepentingan bangsa,agama dan negara.

    Huraikan

a)     Terangkan kepentingan nilai dan etika dlm perkhidmatan awam

b)     Jelaskan maksud dan pemakaian dua (2) nilai utama berikut dlm perkhidmatan awam

1.       Taat setia

2.       Berkecuali

Jawapan

Kepentingan Nilai dan etika dlm perkhidmatan awam

·         Nilai dan etiika menentukan arah dan memberikan makna kpd pemikiran, tindakan dan t/laku anggota perkhidmatan awam bagi memenuhi t/jawab dan amanah sbg pekerja

·         Nilai dan etiika memberi penyatuan dan penyelarasan antara anggota perkhidmatan awam sbg institusi utama yg membuat sumbangan kpd pembangunan tamadun masyarakat

·         Nilai dan etiika perkhidmatan awam merupakan standard mutlak bagi mendorong anggota perkhidmatan berkhidmat dgn ikhlas dan berkesan

Taat Setia

·         Taat setia kpd raja,negara dan kerajaan adalah nilai yg penting perlu diamalkan dan dihayati

·         Peraturan pegawai awam kelakuan dan tatatertib 1993 mengkhendaki pegawai pada setiap masa dan waktu menumpukan taat setianya yg tak berbelah bahagi kpd YDPA, negara dan kerajaan

·         Rukun negara menghendaki setiap pegawai mendukung prinsip kesetiaan kpd raja dan negara

·         Bagi menentukan nilai ini dipatuhi, setiap anggotanya dikehendaki mematuhi tatakelakuan serta ikrar yang termaktub dlm beberapa peruntukan yg berkenaan.

Berkecuali

·         Anggota perkhidmatan awam dikehendaki melaksanakan tugas tanpa membawa apa2 bentuk pengaruh atau tekanan luar berhubung dgn sesuatu tuntutan yg berkaitan dgn tugas awam.

·         Mereka tidak dibenarkan menyertai secara aktif dlm mana2 parti politik utk mengelakkan kerajaan drp menghadapi keadaan serba salah

·         Nilai ini termaktub dlm tatatertib 1993 dan surat pekeliling Bil 30 tahun 1974

    Pegawai awam hendaklah sentiasa memiliki keperibadian unggul yg dizahirkan melalui sikap dan tatakelakuan yg berasaskan nilai2 murni. Bagi memastikan semua pegawai menghayati nilai2 tsb nyatakan dan huraikan perkara2 bkt:-

a)   Mempunyai keazaman dan kegigihan

b)   Bersikap positif

c)   Mempunyai sifat keberanian dan sanggup menerima cabaran

Jawapan

Mempunyai keazaman dan kegigihan

·         Tidak berputus asa dan Sanggup berkorban masa dan tenaga bagi memastikan rancangan dan tugas dilaksanakan spt mana dijadualkan demi mencapai matlamat organisasi

·         Berupaya menggunakan strategi dan kaedah lain yg bersesuaian melalui inisiatif sendiri spt mdptkan sokongan pihak2 ttu utk memastikan objektif organisasi tercapai

Bersikap positif

·         Mempunyai keyakinan dan percaya sesuatu perkara boleh dilaksanakan walaupun dlm suasana dan keadaan yg sukar

·         Sentiasa percaya setiap isu atau masalah mempunyai jalan penyelesaian

·         Sentiasa menganggap sesuatu yg negatif itu boleh diperbaiki atau diterjemahkan kpd sesuatu yg bernilai positif

Mempunyai sifat keberanian dan sanggup menerima cabaran

·         Boleh mengemukakan pandangan secara berani tetapi secara bertangungjawab dan berhemah

·         Sanggup menerima cabaran utk memajukan diri dan organisasi

·         Mempunyai semangat dan keupayaan  utk melaksanakan tugas yg mencabar dan sanggup mengambil risiko dlm melaksanakannya

Koleksi Nota, Soalan dan Jawapan

Mungkin ada yang akan tercari-cari nota-nota yang sesuai untuk tujuan ke kursus ini. 

(1)  Pengurusan Am

(2)  Nilai dan Etika Perkhidmatan Awam

(3)  Pengurusan Kewangan

(4)  Pengurusan Integriti

(5)  Perintah Am

(6)  Sistem Pentadbiran Negara

KISSM - Pengurusan Kewangan

Nota, Soalan dan Jawapan Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia

PENGURUSAN KEWANGAN

1.             Huraikan maksud “Pembelian Runcit” dan nyatakan apakah keslahan yang sering dilakukan oleh jabatan-jabatan yang membuat pembelian secara ini.

Jawapan:

a)             Pembelian runcit ialah pembelian barang-barang di luar kontrak pusat yang melibatkan perbelanjaan tahunan tidak lebih daripada RM50,000.00 bagi mana-mana satu jenis benda atau satu kelas benda yang berkaitan boleh dibuat oleh Ketua Jabatan dengan membuat pesanan terus kepada pembekal pilihan.

b)            Kesalahan yang sering dilakukan dalam amalan perolehan di jabatan-jabatan kerajaan yang dapat dikesan ialah memecah kecilkan jumlah pembelian dalam setahun atau menyalah tafsirkan kelas jenis benda dan membeli secara berasingan.

2.             Huraikan langkah-langkah yang perlu diambil oleh Pegawai Pengawal apabila didapati kehilangan wang atau barang-barang awam di sesebuah jabatan dari peringkat awal hingga laporan dibuat.

Jawapan:

i.              melaporkan kehilangan tersebut kepada pihak polis tidak lewat dari dua hari dari tarikh kehilangan itu.

ii.             Mendapatkan laporan penyiasatan polis

iii.            Mengemukakan satu salinan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaaan atau pihak berkuasa kewangan negeri atau kedua-duanya mengikut mana yang berkenaan sesudah sahaja penyiasatan itu selesai atau 4 bulan dari tarikh kehilangan sekiranya penyiasatan belum selesai.

iv.            Kenyataan dari pegawai yang terlibat hendaklah dilampirkan bersama tetapi tidak boleh dianggap sebagai pengganti laporan atau pandangan Pegawai Pengawal

v.             Laporan akhir hendaklah dihantar oleh Pegawai Pengawal kepada akauntan negara, juruaudit negara dan wakil tempatan juruaudit negara dalam negeri itu.

3.             Encik Alwi dan Encik Arif ialah dua orang pegawai kanan kerajaan yang dilantik sebagai Ahli Lembaga Pemeriksa berhubung dengan pelupusan barang-barang di jabatannya.

a)             Nyatakan cara-cara pelupusan terhadap barang-barang yang boleh disyorkan oleh Encik Alwi dan Encik Arif selaku Ahli Lembaga Pemeriksa

b)            Nyatakan barang-barang yang boleh dilupuskan oleh sesebuah jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa.

Jawapan:

a)             Barang-barang yang tidak boleh digunakan dan tidak ekonomik boleh disyorkan untuk dilupuskan oleh lembaga pemeriksa secara berikut:

·         Jualan lelong

·         Jualan melalui tender

·         Secara tukar beli

·         Pindah/hadiah(mengikut budi bicara pegawai pengawal) kepada mana-mana jabatan ,institusi atau pertubuhan di bawah kawalan atau anjuran kerajaan.(Pindahan yang disyorkan itu mestilah dirujukkan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri untuk keputusan  dan arahan sama ada penyelarasan mesti dibuat)

·         Ditanam

·         Kitar semula

·         Dibakar di dalam tempat khas

·         Lain-lain pelupusan yang sesuai bagi sesuatu barang yang berkenaan.

b)            Barang-barang yang boleh dilupuskan oleh sesebuah jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa ialah:

·         Nilai perolehan asal barang tersebut tidak melebihi RM 10,000.00 tiap-tiap satu atau RM100,000.00 jumlah kesemuannya dan tidak boleh digunakan atau tidak ekonomik serta hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja.

·         Barangan tersebut tidak bernilai untuk dijual, misalnya pinggan mangkuk pecah dan sebagainya.

·         Barangan tersebut tidak boleh dijual disebabkan oleh dasar kerajaan atau keselamatan awam.

4.             Nyatakan dua (2) prinsip asas yang akan digunakan dalam Belanjawan Negara dan apakah matlamat yang hendak dicapai dengan terlaksananya system yang digunapakai ini.

Jawapan:

a)             Dua prinsip yang digunakan dalam Belanjawan Negara ialah

·         Kuasa membuat keputusan diberikan seberapa praktikal yang boleh kepada beberapa peringkat bawahan

·         Kuasa yang diberi mesti bersesuaian dengan prinsip akauntabiliti

b)            Dengan terlaksananya system ini adalah diharapkan bahawa beberapa matlamat dapat dicapai iaitu

·         Agensi pusat tidak perlu lagi mengawas secara terperinci perbelanjaan agensi pelaksana dengan ketat. Sebaliknya mereka boleh memberi tumpuan kepada perancangan dan pengukuran prestasi agensi pelaksana.

·         Agensi pelaksana diberi kuasa yang lebih luas untuk mengurus program dan aktiviti mereka. Agensi pelaksanalah yang mengenalpasti lebih awal masalah-masalah pelaksanaan yang mungkin akan timbul dan tindakan yang sewajarnya untuk diambil. Oleh itu kelewatan melaksanakan sesuatu program/aktiviti dapat dielakkan.

·         Agensi pelaksana mempunyai kebebasan untuk mengambil tindakan sesuai dan segera bagi melaksanakan program/aktiviti mereka. Ini adalah berasaskan kepada konsep ‘let manager manage’ yang diberi kuasa yang lebih luas kepada pengurusan peringkat bawahan yang melaksanakan program/aktiviti/projek untuk membuat keputusan berkaitan dengan program.

·         Kelonggaran kawalan terperinci ke atas perbelanjaan yang diberikan oleh agensi pusat kepada agensi pelaksana diturunkan sejauhmana yang boleh kepada pengurusan peringkat bawahan mempunyai lebih fleksibiliti untuk melaksanakan tugas mereka.

5.             Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab menyelia urusan kewangan pejabatnya dan membuat pemeriksaan mengejut ke atas peti besi wang tunai dalam jagaan seseorang pegawai yang diamanahkan di jabatannya. Di samping itu, Ketua Jabatan juga dari masa ke semasa perlu menjalankan pengauditan dalaman.

a)             Nyatakan kekerapan pemeriksaan mengejut perlu dilakukan dan butir-butir yang perlu dicatatkan ke dalam buku yang disimpan bagi maksud pemeriksaan mengejut tersebut.

b)            Jelaskan tujuan pengauditan dalaman dilaksanakan.

Jawapan:

a)     Pemeriksaan mengejut itu hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam enam bulan dan hasil pemeriksaan hendaklah direkod dalam buku pemeriksaan A.P 309 (b)

Butir-butir yang perlu ialah

·         Tarikh dan masa pemeriksaan

·         Nama pegawai yang wang tunai diperiksa

·         Amaun wang yang diamanahkan kepadanya

·         Perihal barang-barang berharga yang diamanahkan kepadanya

·         Hasil pemeriksaan

·         Tandatanngan dan jawatan pemeriksa

b)    Pengauditan dalaman adalah bertujuan bagi mengetahui sama ada acara-acara yang betul difahami dengan sepatutnya dan sentiasa diikuti oleh pegawai-pegawai yang bertanggungjawab di bawah kawalan Ketua Jabatan A.P 308.

6.             Semua wang hasil yang diterima oleh sesebuah jabatan kerajaan sama ada dalam bentuk wang tunai,cek,kiriman pos dan lain-lain hendaklah dikeluarkan resit rasmi bagi mengakuterima wang yang diterima. Daftar dan senarai pungutan mestilah dibukukan oleh seorang anggota yang lain daripada kasyer.

a)             terangkan peraturan-peraturan biasa dalam mengeluarkan resit

b)            nyatakan keadaan di mana penyediaan resit rasmi boleh dilakukan oleh seorang anggota sahaja.

Jawapan:

a)Resit rasmi mestilah dikeluarkan bagi mengaku terima wang yang diterima oleh sesebuah jabatan kerajaan.

i.              resit mestilah dikeluarkan pada masa urusan dibuat dan jika pembayar hadir sendiri, resit itu diserahkan kepadanya. Jika diterima melalui pos atau penghantar, resit dihantar pada hari itu juga.

ii.             Resit mestilah ditandatanngani dengan berkarbon oleh pegawai yang menerima wang itu tetapi mestilah ditulis oleh seorang pegawai lain.

b)Resit resmi boleh dikeluarkan oleh seorang pegawai sahaja dalam keadaan-keadaan berikut:

i.              resit dari skim bermesin ada digunakan

ii.             bayaran tetap tercetak pada resit

iii.            pungutan luar di mana seorang pegawai terpaksa bekerja seorang diri

iv.            seorang pegawai lain tidak ada, dengan kebenaran khusus dari akauntan negara/bendahari negeri.

7.             a) Apakah yang dimaksudkan dengan Belanjawan Negara

b)Huraikan bagaimana belanjawan negara berfungsi sebagai penstabil ekonomi

Jawapan:

a)     Belanjawan Negara ialah:

·         Satu pernyataan hasil dan perbelanjaan

·         Alat perancangan dan pengurusan sumber ekonomi negara

·         Melaksanakan dasar-dasar sosio ekonomi negara

b)    Fungsi

·         Mengawal inflasi melalui subsidi barangan, subsidi harga(contoh:harga padi)

·         Akta kawalan harga

·         Mengurangkan pengangguran

·         Meningkatkan guna tenaga (cth: membangunkan kawasan industri,membangun sector pertanian moden,menggalakkan industri kecil dan sederhana)

·         Meningkatkan kadar pertumbuhan ekonomi (cth: galak pelaburan,pemotongan cukai,edar wang dalam negara dan elak beli barang import)

8.             Komponen utama Belanjawan Negara terbahagi kepada dua bidang utama iaitu Hasil Negara dan perbelanjaan negara. Jelaskan kategori-kategori hasil yang dikutip oleh Kerajaan Persekutuan mengikut jenisnya.

Jawapan:

Kategori-kategori hasil kerajaan persekutuan

i.              Hasil-hasil cukai

Hasil cukai ialah hasil-hasil yang dikutip berasaskan perundangan yang diluluskan oleh Parlimen. Ia boleh didefinasikan sebagai satu bayaran wajib yang dikenakan ke atas urusniaga,pendapatan,perbelanjaan dan kekayaan.

Dua jenis iaitu

·         Cukai langsung dan

·         Cukai tak langsung

Cukai langsung

·         Cukai yang dikenakan secara terus ke atas pendapatan dan kekayaan mengikut akta-akta yang diluluskan. Cukai-cukai tersebut adalah seprti cukai pendapatan,cukai sewa filem,duti setem filem,duti harta pusaka,duti setem dan sebaqgainya.

·         Kadar-kadar cukai yang dikenakan adalah berasaskan kadar-kadar yang ditetapkan di dalam akta-akta yang berkaitan. Cukai-cukai ini ditadbir dan dikutip oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri.

Cukai tidak langsung

·         Cukai yang dikenakan secara tidak langsung ke atas individu.Cukai ini hanya dikenakan apabila seseorang individu membeli atau menggunakan sesuatu barangan atau perkhidmatan.Contohnya ialah duti eksport,duti eksais,cukai perkhidmatan dan sebagainya.

ii.             Hasil-hasil bukan cukai

·         Hasil bukan cukai ialah hasil yang dikutip dari perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan oleh kerajaan untuk rakyat. Orang ramai akan dikenakan bayaran apabila mereka menggunakan perkhidmatan-perkhidmatan tersebut.

·         Kadar-kadar bayaran yang dikenakan adalah juga berasaskan peruntukan akta-akta mengenainya yang diluluskan oleh Parlimen

·         Contoh-contohnya ialah lessen,bayaran pendaftaran,permit,perkhidmatan,perolehan dari jualan barang-barang,sewaan,denda dan sebagainya.

iii.            Terimaan-terimaan bukan hasil

·         Terimaan bukan hasil pula ialah kutipan-kutipan yang bukan berasaskan mana-mana akta atau perundangan, tetapi lebih merupakan kutipan-kutipan dari punca-punca seperti;

a)             pulangan balik perbelanjaan

b)            terimaan untuk perkhidmatan

c)             bayaran-bayaran balik

d)            pemberian dan caruman

e)             jualan barang-barang

iv.            Hasil dari wilayah-wilayah persekutuan

·         Hasil ini sama seperti hasil yang diterima oleh negeri-negeri lain tetapi oleh keranan wilayah-wilayah persekutuan adalah di bawah bidang kuasa kerajaan persekutuan maka hasil-hasil tersebut dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan Persekutuan

9.             Nyatakan cirri-ciri Perbelanjaan Tanggungan dan Perbelanjaan Perbekalan

Jawapan:

Perbelanjaan Tanggungan

i.              dipertanggungkan terus kepada Kumpulan Wang Disatukan

ii.             perbelanjaan yang telah sedia diperuntukkan oleh perlembagaan

iii.            dikenali dalam anggaran belanjawan dengan kod huruf ‘T’

iv.            tidak perlu kepada kelulusan parlimen

v.             peruntukan bagi elaun-elaun Diraja,gaji hakim,gaji Ketua Audit Negara,perbelanjaan Suruhanjaya-suruhanjaya,bayaran-bayaran pencen,elaun bersara dan ganjaran termasuk dalam perbelanjaan tanggungan

Perbelanjaan perbekalan

i.              semua jenis perbelanjaan yang dilakukan untuk tujuan membiayai kegiatan-kegiatan harian Kementerian/jabatan

ii.             nombor kod biasanya ditunjukkan dengan huruf ‘B’ dalam anggaran belanjawan

iii.            tidak dipertanggungkan terus kepada Kumpulan Wang Disatukan oleh perlembagaan

iv.            kelulusan parlimen mesti diperolehi terlebih dahulu sebelum boleh diperuntukkan dan dibelanjakan

v.             peruntukan bagi emolument,perkhidmatan dan bekalan,asset,pembelian dan kenaan tetap serta perbelanjaan-perbelanjaan lain yang berkaitan.

10.          Di bawah arahan perbendaharaan terdapat empat (4) jenis panjar. Huraikan mengenai panjar-panjar tersebut.

Jawapan:

a)             panjar gaji adalah pendahuluan bagi membayar gaji

b)            panjar seperduabelas adalah peruntukan wang tunai dalam Kumpulan Wang disatukan dan oleh itu tidak dipertanggungkan dalam akaun sebagai perbelanjaan muktamad dan hanya pembayaran yang sebenar sahaja dari panjar itu, dipertanggungkan wang tunai yang dikeluarkan oleh Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri sebagai panjar hendaklah diakaun dibawah kepala panjar yang berasingan dalam akaun panjar diri atas nama pemegang panjar yang berkenaan yang mana hendaklah dijelaskan apabila panjar itu akhirnya diserah balik.

c)             Panjar unit adalah pendahuluan khas kepada pegawai penjaga sesuatu kumpulan pasukan Tentera dan Polis bagi membayar perbelanjaan semasa menjalan perkhidmatan.

d)            Paanjar Wang Runcit adalah sejumlah wang yang diberi kepada pegawai pengakaun untuk membolehkannya membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungjawabkannya terlebih dahulu kepada sesuatu vot. Ia boleh juga digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai segera kepada pegawai-pegawai yang memerlukan wang untuk membayar belanja perjalanan.

11.          Nyatakan tugas-tugas yang dijalankan oleh ahli-ahli berikut:

a)             Pemverifikasi stok

b)            Lembaga pemeriksa

Jawapan:

a)     Pemverifikasi stok menjalankan tugas-tugas berikut:

i.    mengadakan lawatan mengejut dan membuat pemeriksaan ke atas hartabenda awam

ii.    mengira dan merekod baki stok fizikal borang-borang di hadapan penyelenggara stor dan membandingkan angkanya dengan kad kawalan.

iii.            menyediakan verifikasi stok dan mengemukakan kepada pegawai pengawal

iv.            menjalankan verifikasi barangan mengikut kelas barang seperti ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Stor (TPS) iaitu

·         sangat menarik – tidak kurang 2x seminggu

·         menarik – sekali setahun

·         tidak menarik – 2 tahun sekali

b)    Lembaga pemeriksa pula menjalankan tugas-tugas berikut:

i.              membuat pemeriksaan dan laporan terhadap loji,kelengkapan dan lain-lain harta awam yang dianggap tidak digunakan dan bernilai lagi.

ii.             Mengesyorkan supaya barang-barang dilupuskan dengan cara:

·         Jualan lelong

·         Jualan tender

·         Tukar beli

·         Pindah/hadiah

·         Dan lain-lain cara yang sesuai seperti tanam,bakar atau buang di laut.

12.          Huraikan keperluan-keperluan asas yang perlu diperkenalkan untuk melicinkan proses pengumpulan maklumat kos di dalam Sistem perakaunan Mikro.

Jawapan:

i.    Pengenalpastian Output

·         Output sesuatu agensi yang hendak dikoskan dikenalpasti terlebih dahulu. Output bolehlah ditakrifkan sebagai barangan dan perkhidmatan yang dihasilkan oleh agensi-agensi kerajaan.

ii.             Sistem koding bagi output

·         Koding perlulah diberikan kepada output mengikut keperluan jabatan untuk mengenalpasti output berkenaan. Kod yang dicadangkan boleh berbentuk ‘numeric’ seperti 102 ataupun dalam bentuk ‘alpha numeric’ seperti A12 dan sebagainya.

iii.            Pengenalpastian aktiviti yang terlibat dalam mengeluarkan output

·         Aktiviti proses ini adalah asas untuk mengenalpasti input yang digunakan dalam mengeluarkan output. Di samping itu, aktivit-aktiviti sokongan seperti perkhidmatan,personel dan lain-lain perlulah juga dikenalpasti.

iv.            Pengenalpastian input

·         Disenaraikan secara sistematik dengan menghubungkannya kepada aktiviti-aktiviti atau proses-proses yang berkenaan dan seterusnya kepada output yang dikeluarkan. Contoh-contoh input adalah bahan-bahan, tenaga kerja dan lain-lain seperti kos penggunaan asset modal.

v.             Pengkodan input

·         Input yang telah dikenalpasti perlu diberikan nombor kod tertentu. Ia adalah sebagai nombor rujukan bagi satu-satu elemen input untuk tujuan pegumpulan kos.

vi.            Sistem penyimpanan rekod bagi input

·         Daftar rekod-rekod berkaitan hendaklah kemaskini serta mengandungi maklumat-maklumat kewangan/penggunaan sumber-sumber dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti berkaitan dengan pengeluaran output.

vii.           Borang-borang baru

·         Untuk mengkoskan output, boring-borang dan rekod-rekod perakaunan yang bersesuaian perlu digunakan untuk mengesan dan merekodkan kos-kos input yang digunakan untuk mengeluarkan output.

viii.          Memperkemaskan pusat tanggungjawab/pusat kod

·         Kod-kod tersebut hendaklah dikemaskan jika perlu untuk menggambarkan unit organisasi yang bertanggungjawab ke atas sesuatu aktiviti. Walaubagaimanapun, sekiranya terdapat bahagian/unit baru yang belum diberikan kod PTJ/PK, maka kod-kod berkenaan perlu diwujudkan terlebih dahulu.

ix.            Latihan

·         Untuk menentukan SPM berjalan dengan lancer, latihan berhubung dengan SPM perlu diberikan kepada semua personel yang terlibat dengan pelaksanaannya.

x.             Kemudahan computer mikro

·         Untuk memudahkan penawanan dan pengumpulan maklumat, daftar dan rekod-rekod perlulah diselenggara melalui system berkomputer. Sistem berkomputer akan mengurangkan penggunaan boring, tenaga kerja dan mempercepatkan analisis dan penjanaan laporan-laporan.

13.          a)   Terangkan apakah yang dimaksudkan dengan perkara-perkara berikut:

i)          Perbelanjaan Pembangunan

ii)         Perbelanjaan mengurus

b)         Nyatakan cirri-ciri yang terdapat di dalam perbelanjaan pembangunan

            Jawapan:

            a)         Perbelanjaan pembangunan

ialah perbelanjaan modal yang biasanya tidak berulang dan merupakan perbelanjaan yang mempunyai keluaran yang berfaedah dalam jangka panjang.

Perbelanjaan mengurus pula merupakan perbelanjaan  bagi aktiviti-aktiviti seharian yang berulang dan berterusan atau boleh juga disebut sebagai perbelanjaan penggunaan.

b)         Ciri–ciri perbelanjaan pembangunan ialah

i.          melibatkan jumlah modal (peruntukan) yang besar

ii.          aliran wang (keluar dan masuk) berjangka panjang

iii.         dibiayai dengan wang pinjaman yang besar jumlahnya

iv.         memerlukan penyediaan dan penyenggaraan di masa akan datang seperti pembesaran,penggantian,pembaikan dan sebagainya.

v.         mempunyai implikasi aliran faedah dan kos kepada rakyat dan negara yang harus dipertimbangkan dengan teliti.

14.        a)         Dalam peraturan kewangan kerajaan,  setiap wang yang diterima oleh pegawai kerajaan hendaklah dikeluarkan resit.  Resit itu pula hendaklah disediakan oleh seorang pegawai lain dan ditandatangani oleh pegawai yang menerima wang.  Dalam keadaan manakah peraturan ini boleh dikecualikan.

b)         Encik Izat adalah seorang pemungut hasil.  Pada suatu hari salah seorang Pembantu tabdbir di jabatannya telah melaporkan kepadanya bahawa beliau telah tersalah tulis tiga helai boring resit dan akibatnya ketiga-tiga boring resit berkenaan telah rosak.  Apakah nasihat Encik Izat kepada Pembantu Tadbirnya mengenai perkara ini.

            Jawapan:

a)         resit dari skim bermesin ada digunakan

·         bayaran tetap tercetak pada resit

·         pungutan luar,  dimana seorang pegawai terpaksa bekerja seorang diri

·         seorang pegawai lain tidak ada,  dan dengan kebenaran khusus dari akauntan negara/bandahari negeri.

b)         meminda resit adalah dilarang

·         jika borang resit rosak dan tidak boleh dikeluarkan, ia tidak boleh dimusnahkan

·         borang resit yang rosak itu dibatalkan dan disimpan beserta salinannya untuk diaudit.

15. En A ialah KSU di salah sebuah kementerian. Diantara tangung jawab En A ialah Pegawai Pengawal kepada Kementerian tersebut disamping itu beliau juga  mengawal perbelanjaan supaya Vot di bawah kawalannya tidak dilampaui serta menguruskan dengan sepatutnya wang awam yang dipungutnya, diterima atau dibelanjakan dan barang-barang awam yang diterima, disimpan atau dilupuskan dibawah kawalannya.

a)             Jelaskan tindakan yang perlu diambil oleh En A sekiranya mendapati vot perbelanjaan di bawah kawalannya dilampaui

b)            Adakah lampauan itu boleh dipertangungkan. Beri alasan.

Jawapan

a)     selaku pegawai pengawal, En A mestilah melaporkannya dengan memberi huraian kepada ketua setiausaha perbendaharaan

b)    Boleh. Dengan menggunakan budibicaranya, Ketua Setiauaha Perbendaharaan boleh membenarkan hal itu dipertangungkan ke atas Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) iaitu sesuatu pendahuluan atas nama jawatan En A sementara menanti keputusan tentang cara untuk menyelesaikannya.

16  a) Maksud pembelian sebut harga

Satu kaedah perolehan baranan dan perkhidmatan mengikut perincian berikut

i)        perolehan barangan dan perkhidmatan yang bernilai antara 50 ribu – 200 ribu

ii)       memperlawa sekurang-kurang 5 buah syarikat bertaraf bumiputera yang berdaftar dengan kem kewangan malaysia

b) Jenis sebutharga

i)        Sebutharga bekalan – perolehan lebih 50000 dan tak kurang 200 000

ii)       Sebutharga kerja – perolehan lebih 20 000 dan tak kurang 200 000

iii)     Sebutharga perkhidmatan - perolehan lebih 50000 dan tak kurang 200 000

c) Keahlian jk sebutharga

i) Dianggotai 3 orang ahli yang dilantik secara bertulis oleh pegawai pengawal iaitu

iii)     Pengerusi – pemegang waran peruntukan atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh pegawai pengawal

d) Peranan pegawai sebut harga

a)     Menubuhkan jk sebutharga

b)    Menyenaraikan inden kerja

c)     Merahsiakan sebutharga

d)    Mengiklankan tawaran sebutharga kepada orang ramai

e)     Tempoh minimum iklan tersebut sekurang-kurangnya 7 hari dari tarikh iklan

f)     Memasukkan borang permohonan dalam peti  dalam  sebut harga

g)    Peti sebut harga dibuka oleh  3 ahli

h)     Menilai tawaran yang menguntungkan

i)      Menerima keputusan sebutharga, pesanan kerajaan dan inden kerja dikeluarkan kepada pembekal yang berjaya

j)      Menyediakan kontrak formal.

16.

a)     Nyatakan Dua prinsip asas dlm sistem Belanjawan Diubahsuai

b)    Apakah matlamat yg hendak dicapai dgn terlaksananya sistem ini ?

Jawapan

Dua prinsip asas dlm sistem Belanjawan Diubahsuai

i)              Kuasa membuat keputusan diberi seberapa praktikal yg boleh kpd peringkat bawahan

ii)             Kuasa yg diberi mesti bersesuaian dgn prinsip akauntabiliti

Matlamat dpt dicapai melalui sistem ini

i)              agensi pusat tidak perlu lagi mengawasi  secara terperinci perbelanjaan agensi pelaksana dgn ketat. Sebaliknya mereka boleh memberi tumpuan kpd perancangan dan pengukuran prestasi agensi pelaksana

ii)             agensi pelaksana diberi kuasa yg lebih luas utk mengurus program dan aktiviti mereka. Agensi genalpasti lebih awal masalah2 pelaksanaannya yg mungkin timbul dan tindakan sewajarnya diambil. Oleh itu, kelewatan melaksanakan ssesuatu program/aktiviti dapat  dielakkan

iii)            agensi pelaksana mempunyai kebebasan untuk mengambil tindakan sesuai dan segera bagi melaksanakan program/aktiviti mereka. Ini adalah berasaskan kepada konsep  “ let manager manage” yang memberi kuasa yang lebih luas kepada pengurusan peringkat bawahan yang melaksanakan program/projek untuk membuat keputusan berkaitan dengan program/projek mereka

iv)            kelonggaran kawalan terperinci ke atas perbelanjaan yang diberikan oleh agensi pusat kepada agensi pelaksana diturunkan sejauh mana yang boleh kepada pengurusan peringkat bawahan. Ini membolehkan pengurusan peringkat bawahan mempunyai lebih fleksibaliti untuk melaksanakan tugas mereka.

17. Jabatan tuan terlibat dengan projek pembangunan. Bagi melaksanakan projek tersebut, seramai 10 kakitangan yang terdiri daripada seorang Juruukur Bahan, Jurutera, Arkitek, lima orang juruteknik dan 2 orang pembantu tadbir telah dilantik secara sementara.

a) Huraikan dengan perkataan anda sendiri definisi emolumen

b) Terangkan bagaimana pihak tuan membayar emolumen mereka

Jawapan

A)    Definisi Emolumen

·         Emolumen ialah gaji atau saraan yang dibayar bulanan melalui anggaran perbelanjaan mengurus di bilangan jawatan/senarai perjawatan telah diluluskan bagi program dan aktiviti.

·         Emolumen termasuk gaji, upahan, elaun tetap, sumbangan berkanun untuk kakitangan (EPF/SOCSO), elaun lebih masa, elaun perumahan dan apa jua bentuk elaun lain yang diluluskan oleh kerajaan

·         Jumlah emolumen itu hendaklah dipohon dalam tahun kewangan itu berdasarkan bilangan jawatan awam yang ada

B)    Pembayaran emolumen

    Bagi gaji kakitangan sementara, pembayaran gaji/emolumen boleh dibenarkan melalui butiran lain daripada emolumen iaitu OS 29000

    Gaji bagi 10 orang kakitangan yang melaksanakan projek pembangunan yang dilantik sementara, dibayar daripada peruntukan projek (peruntukan pembangunan).

    Jika khidmat mereka diperlukan lagi selepas projek siap, maka adalah wajar emolumen mereka dibayar melalui peruntukan belanja mengurus.

18.  Sebagai seorang pegawai yang menguruskan tender, En. K perlu mengadakan publisiti bagi tender2 tersebut. Terangkan tujuan dan tatacara pengurusan publisiti sesuatu tender

Jawapan

    Apabila mempelawa tender, publisiti seluas2 nya hendaklah dibuat supaya pembekal yang “bona fide” berpeluang untuk menyertai tender dan dengan itu membolehkan kerajaan mendapatkan tawaran terbaik

    Tender tempatan hendaklah diiklankan dalam sekurang2 nya satu akhbar harian utama berbahasa Melayu.

    Walau bagaimanapun untuk tender a/bangsa sekurang2nya di dalam dua akhbar, dimana satu berbahsa Melayu dan satu berbahsa Inggeris.

    Walaupun publisiti meluas digalakkan bagi urusan tender, pertimbangan sewajarnya mengenai kos iklan hendaklah juga diambil kira. Sekiranya kontraktor yang berkelayakan dibawah satu2 bidang adalah diketahui tidak melebehi 5 konttraktor, iklan tidak perlu dibuat. Dalam hal demikian, kelulusan KSU perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Setelah mendapat kelulusan, pemberitahuan tender kepada kontraktor yang diluluskan hendaklah dihantar dengan surat berdaftar.

Koleksi Nota, Soalan dan Jawapan

Mungkin ada yang akan tercari-cari nota-nota yang sesuai untuk tujuan ke kursus ini. 

(1)  Pengurusan Am

(2)  Nilai dan Etika Perkhidmatan Awam

(3)  Pengurusan Kewangan

(4)  Pengurusan Integriti

(5)  Perintah Am

(6)  Sistem Pentadbiran Negara